Terminart verwenden / Termin anlegen

Im Terminkalender können Termine erfasst und dokumentiert werden. Grundlage für die Erfassung von Terminen bilden die Terminarten, die unter 'Kataloge - Terminarten' konfiguriert werden. Termine können u.a. für die Dokumentation des Behandlungsverlaufs, für die Erfassung von Leistungen, aber auch von Abwesenheiten, und für die Erfassung von weiteren Werten oder den Versand von Nachrichten verwendet werden.

Zum Erfassen eines Termins gehen Sie in den jeweiligen Terminkalender: Wahlweise in der Akte des Aufenthaltes auf der Lasche 'Termine' oder aber in den Benutzerkalender ('Start - Benutzerkalender') oder den Einrichtungskalender ('Start - Einrichtungskalender').

Um einen Termin einzutragen, markieren Sie zuerst das Datum und auch die Uhrzeit. Nutzen Sie den Button 'Neuer Termin' oder klicken Sie im Kalender doppelt, um die Auswahl der Terminarten zu öffnen. Auch über die Tastenkombination 'STRG+N' oder die rechte Maustaste und die Option 'Neuer Termin' lässt sich ein neuer Termin anlegen.

In der sich öffnenden Maske zur Auswahl der Terminarten können Sie Terminarten, die Sie häufig verwenden, zu einer persönlichen Favoritenliste hinzufügen. Klicken Sie hierzu mit einem Rechtsklick die gewünschte Terminart an und wählen die Option 'Zu Favoriten hinzufügen'. Nach der ersten Anlage eines Favoriten startet PATFAK beim nächsten Öffnen des Fensters zur Auswahl der Terminarten mit der Ansicht der Karteikarte 'Favoriten'. In diesem Fenster stehen - wie in allen Fenstern mit dem 'PATFAK-Grid' - dessen Funktionalitäten zur Verfügung: Spalten ein- oder ausblenden, sortieren und gruppieren. Zudem können Sie im Fenster zur Auswahl der Terminarten rechts oben über das Dropdown-Menü 'Alle' auf die unterschiedlichen Ablagebereiche filtern, denen die Terminarten zugeordnet sind.

Wählen Sie nun aus der Auswahl der verfügbaren Terminarten die gewünschte Terminart aus. Nach der Auswahl öffnet sich der Termin. Diesem kann eine Farbe zugewiesen sein oder werden. Fügen Sie dem Termin bei Bedarf einen Ort und/oder eine Adresse (aus den Katalogadressen) hinzu. Des Weiteren prüfen Sie den Startzeitpunkt und die Startzeit und passen diese ggf. an. Die Dauer des Termins ist durch die Konfiguration der Terminart vorgegeben, kann aber manuell angepasst werden. Bei der Verwendung von Terminmodulen ist dies nicht möglich.

Ist bei einem Verlaufstermin nicht bekannt, wann dieser endet (z.B. bei einer Verlegung ins Krankenhaus), muss man diesen über das Feld 'Offen' mit einem Haken kennzeichnen. Der Termin wird dann so lange als fortlaufend angezeigt, bis der Haken bei 'Offen' entfernt wird. Soll der Termin beendet werden, muss er zum Bearbeiten aufgerufen und der Haken bei 'Offen' entfernt werden. Im Feld 'Endet am' wird dann der aktuelle Tag und die aktuelle Uhrzeit angezeigt, diese Daten können noch verändert werden. Termine, die mit KTL verknüpft sind und parallel zu einer Abwesenheit eingetragen sind, werden nicht als KTL gezählt.

Ein Termin, der mit 'Dienstbuch' gekennzeichnet ist, wird auf dem Info-Button ('Start - Info') auf der Lasche 'Dienstbuch' angezeigt. Termine, die mit dem Kenner 'Dienstbuch' markiert wurden, können nicht mehr gelöscht werden. Die Option 'Für Aufenthalt sichtbar' wird für Termineinträge genutzt, die auf Wochenplänen ausgedruckt werden sollen. Ein Termin kann als 'Aufgabe' gekennzeichnet werden und muss dadurch nach seiner Erledigung auf 'Erledigt' gestellt werden. Wählt man die Option 'Termin nur durch … änderbar', kann dieser Termin nur von dem Benutzer, der den Termin angelegt hat, bearbeitet werden.

Für die Verlaufsdokumentation stehen 2 Dokumentationsfenster zur Verfügung. Das obere Textfeld 'Gruppendokumentation für alle Teilnehmer' wird verwendet, um für alle Teilnehmenden des Termins das entsprechende Thema des Termins zu beschreiben. Das untere Textfeld 'Dokumentation' wird nur für den gewählten Aufenthalt verwendet, hier wird die individuelle Dokumentation des Teilnehmenden erfasst. 

Aus einem Termin heraus können Nachrichten versendet werden. Der Termin muss vorher gespeichert sein, ansonsten erscheint eine Bestätigungsabfrage zum Speichern. Mit einem Klick auf den Button 'Neue Nachricht' starten Sie einen neuen Chat. Es öffnet sich zuerst die Empfängerauswahl. Wählen Sie hier eine Verteilerliste oder einen Benutzer aus. Geben Sie nun Ihren Text, den Sie versenden wollen, ein und klicken Sie anschließend auf den Button 'Senden'. 

Karteikarte 'Teilnehmer'
Im unteren Bereich der Termins stehen verschiedene Karteikarten zur Verfügung. Beim Anlegen oder Öffnen eines Termins ist immer die Karteikarte 'Teilnehmer' aktiv.
Der Teilnehmer, in dessen Kalender Sie diesen Termin eintragen, wird Ihnen als Teilnehmer des Termins bereits angezeigt. Teilnehmer können Aufenthalte, Benutzer oder Einrichtungen sein. 
Gilt ein Termin nicht nur für einen, sondern für mehrere Teilnehmer, fügen Sie diese dem Termin hinzu. Mit dem Hinzufügen der Teilnehmer wird dieser Termin ebenfalls im Kalender der weiteren Teilnehmer angezeigt. Die Anzeige der Teilnehmerliste kann durch weitere Spalten erweitert werden. Die Sortier- und Gruppierfunktion steht zur Verfügung. Die gewählte Sortierung wird für den Druck der Teilnehmerliste übernommen.
Über den Button 'Aufenthalte hinzufügen' rufen Sie die Auswahl der aktuellen Aufenthalte auf und können weitere Aufenthalte zu diesem Termin hinzufügen. Wenn Sie einen Aufenthalt mit der rechten Maustaste anklicken, wird Ihnen ein Auswahlmenü für die Bearbeitung der gesamten Liste angeboten. Auch das Foto, welches beim Aufenthalt hinterlegt ist, kann hier angezeigt werden.
Zur leichteren Erfassung weiterer Teilnehmer kann die Liste der Aufenthalte auch gruppiert werden. Klickt man eine Gruppe mit der rechten Maustaste an, werden über ein Auswahlfenster verschiedene Möglichkeiten für eine Mehrfachauswahl der gruppierten Teilnehmer angeboten.
Über den Button 'Aufenthalte mit gleicher Zielvorgabe hinzufügen' rufen Sie die Liste der Aufenthalte auf, bei denen Zielvorgaben hinterlegt sind, denen diese Terminart zugeordnet ist.
Der Button 'Benutzer hinzufügen' öffnet die Liste der verfügbaren Benutzer. Über den Button 'Einrichtung hinzufügen' kann ein Termin auch in den Einrichtungsterminkalender eingetragen werden.
Soll ein Teilnehmer wieder entfernt werden, wählen Sie diesen aus und nutzen den Button 'Teilnehmer entfernen'.
Mehrere Terminteilnehmer können durch Halten der 'STRG'-Taste (Auswahl einzelner Aufenthalte aus der Liste) oder Halten der 'SHIFT'-Taste (Auswahl eines Bereiches von - bis) gleichzeitig markiert werden. Ein nachträgliches Hinzufügen von Teilnehmern ist auch nach dem Speichern des Termins noch möglich. Die Teilnehmerliste ist dann bei allen Teilnehmern zu sehen, bei denen der Termin eingetragen ist.
Über das Druckersymbol kann die Teilnehmerliste gedruckt werden.
Hinweis (gilt nicht für PATFAK ambu): Auch in Modulterminen ist die Nutzung dieser Funktionalität möglich, um einmalig einen Teilnehmer zu einem der Modultermine hinzufügen. Grundsätzlich sollte das Hinzufügen von Teilnehmern zu Modulterminen aber über den Button 'Terminplan' erfolgen.

Ein Termin kann zudem je Teilnehmer, in dem Sie diesen markieren, auf 'Abgesagt' oder auf 'Nicht erschienen' gesetzt werden. Ein auf 'Abgesagt' gesetzter Teilnehmer besetzt keinen Platz mehr in dem Termin. Termine mit dem Kenner 'Abgesagt' oder 'Nicht erschienen' werden nicht als KTL gezählt. Weiterhin kann je Teilnehmer der Kenner 'BORA' gesetzt werden. In der Wochenansicht werden solche Termine mit einem entsprechenden Symbol dargestellt und können statistisch ausgewertet werden. Termine, die nach dem voraussichtlichen Entlassungsdatum eingetragen sind, werden ebenfalls nicht als Leistung bzw. KTL gezählt. Für die Übergabe in den 'E-Bericht' ist das tatsächliche Entlassungsdatum und die Entlassungsuhrzeit ausschlaggebend. Ist keine Entlassungsuhrzeit hinterlegt werden alle KTL des Entlassungstages übergeben.

Die individuelle Verlaufsdokumentation findet im Feld 'Dokumentation' statt.
Für eine größere Ansicht des Dokumentionsfensters öffnen Sie dieses mit einem Doppelklick. Die Schriftgröße ist anpassbar. (Diese Funktionalität ist auch im oberen Dokumentationsfenster 'Gruppendokumentation für alle Teilnehmer' verfügbar.)
Sie können durch einen Rechtsklick über der Karteikarte 'Dokumentation' zudem die aktiven Hypothesen einblenden und durch Anklicken diese Termindokumentation mit einer oder mehreren Hypothesen verknüpfen.

Karteikarte 'Zusatzfelder'
Für die Dokumentation ist es möglich, je nach Konfiguration der Terminart, verschiedene Optionen auszuwählen.

Karteikarte 'Zielvorgaben'
Sind für den Aufenthalt Einträge der Art 'Zielvorgabe' vorhanden und gehört der eingetragene Termin zur zugewiesenen Terminart dieser Zielvorgabe, werden diese hier angezeigt.

Karteikarte 'Info'
Auf der Karteikarte 'Info' werden verschiedene Informationen zur Konfiguration dieser Terminart (z.B. Priorität, Abrechnungsschüssel, Ablagebereich, KTL, LBR), aber auch zu diesem Termin selbst, z.B. wann dieser von wem angelegt wurde, angezeigt. 

Karteikarte 'Zusatzwerte'
Auf dieser Karteikarte werden die 'Zusatzwerte' angezeigt, die mit dieser Terminart verknüpft sind. Hierüber kann eine Bewertung des Termins nach zuvor festgelegten Kriterien vorgenommen werden, indem man bei dem betreffenden Zusatzwert auf den Button mit den 3 Punkten klickt.