Terminmodule konfigurieren

Regelmäßig wiederkehrende Termine, die einem festen Rhythmus folgen, also z.B. immer montags um 13 Uhr stattfinden, können in Terminmodulen abgebildet werden. Durch die Verwendung von Terminmodulen müssen Termine nicht jedes Mal händisch als Individualtermin eingetragen und die Teilnehmenden mühsam in jedem Termin gesondert hinzugefügt werden, sondern können einmalig pro Teilnehmendem für einen bestimmten Zeitraum in den Terminkalender eingetragen werden.

Terminmodule verwalten Sie unter 'Kataloge - Terminmodule'.

Über den Button 'Neuen Datensatz anlegen' wird ein neues Modul konfiguriert. Die Bearbeitungsmaske besteht aus 3 Bereichen: dem Bearbeitungsbereich, dem Feedbackbereich und dem Terminbereich.

Bearbeitungsbereich
Vergeben Sie zuerst im Textfeld 'Bemerkung' eine interne Bezeichnung für das Modul. Die Bemerkung hat keine Auswirkung auf die Ausgabe der Terminbezeichnung in den Terminkalendern, sondern dient nur der internen Identifizierung des Terminmoduls.

Legen Sie zuerst die 'Länge' des Terminmoduls fest. Wählen Sie damit die Laufzeit des Moduls, bevor sich dieses erstmalig wiederholt. Bei '1. Montag' legen Sie fest, ab welchem Startdatum das Modul erstmalig verbucht werden kann. Und im Feld '1. Wiederholung' tragen Sie das Datum ein, ab wann die erste Wiederholung dieses Terminmoduls starten soll. PATFAK bietet automatisch die nächsten Montage zur Auswahl an.

Das Feld 'Modulstart ab Aufenthaltstag' legt fest, wie viele Tage (0 bis 999) nach dem Aufnahmedatum die Termine dieses Moduls erstmalig in den Kalender eingetragen werden. 

Über das Feld 'Sollanzahl' steuern Sie, wie viele Termine im Kalender des Aufenthaltes (denn die Sollzahlen haben im Benutzer- und Einrichtungskalender keine Relevanz) verbucht werden sollen. Nach Erreichen der Sollanzahl wird das Modul nicht mehr gebucht, auch wenn der Buchungszeitraum deutlich länger gewesen ist. Die Schaltfläche 'Sollanzahlliste bearbeiten' öffnet ein kleines Fenster, in dem für das Terminmodul weitere Sollzahlen definiert werden können. Das ist sinnvoll, wenn auf Grund z.B. unterschiedlich langer Aufenthaltszeiten unterschiedliche Sollzahlen definiert werden müssen. Die bereits unter dem Feld 'Sollanzahl' eingegebene Zahl muss nicht noch einmal hinzugefügt werden. Sie können eine neue Sollzahl ergänzen, indem diese unter 'Neuer Listenwert' eingetragen wird und mit 'Hinzufügen' in die 'Sollanzahlliste' übernommen wird. Umgekehrt können Sie eine Zahl aus der 'Sollanzahlliste' wieder entfernen, indem Sie den Wert markieren und auf 'Löschen' klicken. Über die Schaltflächen 'OK' oder 'Abbrechen' beenden Sie den Vorgang. Sowohl die verschiedenen Sollzahlen aus der 'Sollanzahlliste' als auch die vorherige Angabe im Feld 'Sollanzahl' stehen Ihnen später in der Terminplanung (nähere Informationen zur Verwendung der Terminmodule finden Sie im Artikel 'Terminmodule verwenden') als Auswahl zur Verfügung.

Setzen Sie in dem Feld 'Geschlossen' den Haken, wird dieses Modul zu einer geschlossenen Gruppe und Aufenthalte können immer nur mit dem ersten Termin beginnen. Mit dem Haken in dem Feld 'Fixiert' wird der Termin bzw. die Termine nach der Verbuchung in der Priorität auf ein Maximum gesetzt, um ein nachträgliches Absagen durch die Terminplanung zu verhindern. Bei Setzen des Hakens in das Feld 'Lückenlos' wird das Modul nur dann gebucht, wenn alle Termine in vollständiger Anzahl und ohne Lücken stattfinden können. Diese Option kann nur in Verbindung mit der Vergabe einer 'Sollanzahl' (>0) und dem Feld 'Fixiert' aktiviert werden.

Wenn Sie im Bearbeitungsbereich alle Eingaben getätigt haben, speichern Sie die Eingaben mit dem grünen Häkchen.

Feedbackbereich
Im direkt unter dem Bearbeitungsbereich liegenden Feedbackbereich erhalten Sie einen Überblick über die Länge Ihres Moduls und wann es sich wiederholt. Dort können Sie zudem eine oder mehrere zeitliche Sperren einrichten, in denen das Modul nicht gebucht wird. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen der weißen freien Bereiche, sodass das Kontextmenü 'Neue Sperre einrichten…' erscheint. Sobald Sie dieses anklicken, erscheint die 'Zeitraumauswahl'. Nun können Sie zum einen einen freien Zeitraum manuell definieren oder aber einen der vorgegebenen Zeitraumfilter auswählen und mit dem grünen Button bestätigen bzw. die Eingabe über den roten Button abbrechen.

Wenn Sie eine Sperre eingerichtet haben, erscheint das gesperrte Zeitfenster als rot markierter Bereich. Zudem erhalten Sie die Abfrage, ob allen Teilnehmern der Termine, die in dem Zeitraum bereits eingetragen sind, abgesagt werden soll oder nicht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mit einem Rechtsklick auf das rot markierte gesperrte Zeitfenster können Sie über das Kontextmenü die 'Sperre bearbeiten' oder die 'Sperre löschen'. Unter 'Sperre bearbeiten' können Sie den Zeitraum verändern und über 'Sperre löschen' wird das gesperrte Zeitfenster gelöscht und das Modul kann in dem Zeitraum wieder gebucht werden. Ihre Eingaben werden über den grünen Button 'Eingabe bestätigen' gespeichert.
 

Terminbereich
Im Terminbereich platzieren Sie die Termine. Wählen Sie den Tag und die Uhrzeit, an dem der Termin stattfinden soll aus und aktivieren Sie die Auswahl der Terminarten durch einen Doppelklick oder alternativ die rechte Maustaste und die Option 'Neuer Termin'. Die Anzeige im Terminmodul ist standardmäßig halbstündlich, Sie können diese durch einen Rechtsklick auf die Uhrzeit aber anpassen. Bei der Eingabe des Termins kann die genaue Uhrzeit hinterlegt werden.

Termine können nach dem Eintragen auch verschoben oder mit einem Rechtsklick und der Option 'Löschen' wieder entfernt werden. Um einen Termin zu kopieren, klicken Sie diesen mit bereits gedrückter 'STRG'-Taste an und ziehen Sie diesen mit der Maus an die gewünschte Stelle. Lassen Sie nun zuerst die Maus und erst danach die 'STRG'-Taste los.

Haben Sie sich für ein mehrwöchiges Modul entschieden, achten Sie darauf, in jeder Woche die gewünschten Termine zu setzen. Scrollen Sie einfach mit dem horizontalen Scrollbalken in die nächste(n) Woche(n) und platzieren Sie die Termine.

Darüber hinaus stehen Ihnen 'Drucke' zur Verfügung. Sie können zudem im 'Filter' entscheiden, ob Sie nur die aktiven Terminmodule, die deaktivierten oder alle Terminmodule sehen wollen. Zum Bearbeiten eines bestehenden Terminmoduls nutzen Sie den Button 'Eintrag bearbeiten', damit Sie Änderungen im Bearbeitungsbereich vornehmen können. Um die Ansicht zu wechseln und das PATFK-Grid mit allen Terminmodulen sehen zu können, nutzen Sie den Button 'Ansicht'.