Word Makro

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Auf der Lasche 'Dokumente' verwalten Sie aufenthaltsbezogene Dateien. Mit Hilfe eines Makros kann in MS Word-Dokumenten direkt auf Daten, die in PATFAK erfasst wurden, zugegriffen werden. Dazu müssen die 'Dokumenten Vorlagen' mit der Datei 'PFW.DOT' verbunden sein. In der PFW.DOT befindet sich ein digital signiertes Makro. Durch die Verbindung mit der PFW.DOT wird das Makro immer nur dann zur Verfügung gestellt, wenn ein Dokument auf der Lasche 'Dokumente' erstellt wird. Nutzen Sie dieses Word-Dokument außerhalb der Lasche 'Dokumente', so ist die Makro-Menüleiste nicht sichtbar und das Dokument aktualisiert nicht automatisch.


Das Makro arbeitet mit allen Word-Versionen ab Word2000 aufwärts. Es lässt sich mit Einschränkungen auch mit Word97 benutzen. Einige Funktionen stehen allerdings nicht zur Verfügung.
Innerhalb von Word müssen Sie die Ausführung von Makros erlauben. Informationen hierzu finden Sie im Artikel 'Makro Sicherheitsstufe'.

Um Ihre 'Dokumenten Vorlage' mit dem Makro zu verknüpfen, rufen Sie diese, wie im Artikel 'Dokumenten Vorlage' beschrieben, zum Bearbeiten auf. Klicken Sie im Word-Dokument auf die Karteikarte 'Datei' und wählen 'Optionen'. In dem sich nun öffnenden Fenster wählen Sie auf der linken Seite die Option 'Add-Ins' aus. Ändern Sie anschließend im unteren Bereich des Fensters bei 'Verwalten' die Auswahl auf 'Vorlagen' und bestätigen mit dem Button 'Los'. In dem sich daraufhin öffnenden Fenster mit der Überschrift 'Dokumentvorlagen und Add-Ins' müssen Sie im Bereich 'Dokumentvorlage' den Pfad der PFW.DOT hinterlegen. Nutzen Sie den Button 'Anfügen', um den Explorer aufzurufen, sodass Sie die in Ihrem PATFK-Verzeichnis befindliche Datei PFW.DOT auswählen können. Diese finden Sie unter PATFAK-Pfad\DOK\VORLAGEN. Sollte Ihr PATFAK-Verzeichnis an einem Ort liegen, auf den Sie keine Berechtigung haben, erhalten Sie beim Anklicken des Buttons 'Anfügen' eine entsprechende Meldung. Alternativ können Sie den Pfad der PFW.DOT aber auch direkt in dem freien Feld unter 'Dokumentvorlage' eintragen. Bestätigen Sie anschließend einfach mit dem Button 'OK'. Nun ist das Word-Dokument mit dem Makro verbunden. Speichern Sie die Word-Datei und öffnen diese erneut, damit Ihnen die Makro-Funktionen zur Verfügung stehen.

Die im Folgenden beschriebenen Makro-Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Eine Kurzbeschreibung der Funktionen inkl. grafischer Darstellung finden Sie zudem hier.

Aktualisieren
Durch Anklicken diesen Buttons weisen Sie Word an, die Daten neu aus PATFAK zu holen. Im Dokument vorhandene Platzhalter mit aufenthaltsbezogenen Daten werden neu gefüllt. Dies ist z.B. notwendig, wenn Textbausteine eingefügt wurden, die aufenthaltsbezogene Daten enthalten oder versehentlich aufenthaltsbezogene Daten manuell geändert wurden.
Haben Sie aber ein älteres Dokument aufgerufen und wählen die Funktion 'Aktualisieren', so werden die derzeit aktuellen Daten in das Dokument eingefügt. Dies kann unter Umständen falsch sein, wenn sich beispielsweise der Leistungsträger oder das voraussichtliche Entlassungsdatum zwischenzeitlich geändert haben.
Beachten Sie hierzu auch die Funktion 'Dokument abschließen'.

Datenfelder einfügen
Beim Anklicken dieses Buttons erhalten ein Auswahlfenster mit aufenthaltsbezogenen Daten. Das Auswahlfenster besteht aus mehreren Karteikarten. Sie finden auf der ersten Karteikarte 'Grunddaten' die häufiger benötigten Grunddaten des Aufenthaltes. Auf der zweiten Karteikarte 'Adressen' befinden sich die Adressdaten und auf der dritten Karteikarte 'Weitere' weitere Daten, sowie einige geschlechtsabhängige Funktionen, die jeweils abhängig vom Geschlecht des Aufenthaltes z.B. Herr oder Frau, ihm oder ihr usw. ausgeben werden. Auf der vierten Karteikarte 'KDS' finden Sie die Daten aus der Basisdoku, Erweiterten Doku, Medizindoku, Diagnostik und Katamnee. Auf der fünften Karteikarte 'Berichte' befinden sich die Daten aus dem Berichtswesen. Alle Daten werden jeweils an der aktuellen Cursorposition in das Word-Dokument eingefügt.

Dokument abschließen
Bei jedem Aufruf einer Word-Datei über die Lasche 'Dokumente' werden die im Dokument enthaltenen aufenthaltsbezogenen Daten aktualisiert, also neu aus dem aktuellen Datensatz eingelesen. Dies kann unter Umständen zu unerwünschten Effekten führen. Sie haben beispielsweise einen Brief an den Leistungsträger geschrieben und beantragen eine Verlängerung über das vorgesehene Entlassungsdatum hinaus. Einige Wochen später rufen Sie sich dieses Dokument noch einmal auf, um sich die damals gegebene Begründung anzusehen. Zwischenzeitlich ist aber die DRV Bund Leistungsträger geworden und auch das voraussichtliche Entlassungsdatum hat sich geändert. Nun würde das Wordmakro diese geänderten Daten in das Dokument aktualisieren, sodass der ursprünglich an die DAK adressierte Brief plötzlich an die DRV Bund gerichtet wäre. Dieser Effekt lässt sich mit der Funktion 'Dokument abschließen' verhindern. Mit dieser Funktion werden die eingefügten Dokumentvariablen durch reinen Text ersetzt. Es werden alle Variablen gelöscht und das Dokument wird vom Word-Makro (der PFW.DOT) getrennt. Die Funktion 'Dokument abschließen' sollte also nur gewählt werden, wenn das Dokument wirklich fertig ist. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass Sie ein abgeschlossenes Dokument nicht als Vorlage speichern.

Als Vorlage speichern
Sie können jedes für einen Aufenthalt erstellte Dokument als Vorlage speichern und damit für den zukünftigen Gebrauch verfügbar machen. Achten Sie bitte darauf, dass das Dokument nicht abgeschlossen wurde, da ansonsten auch die Vorlage abgeschlossen bleibt. Bei der Verwendung der Vorlage für einen anderen Aufenthalt würde die Vorlage somit nicht aktualisiert.
ACHTUNG: Verwenden Sie nicht die Word-Funktion 'Datei - Speichern unter' da das Word-Dokument dann später nicht als Vorlage verwendet werden kann (es wird nicht aktualisiert).
Nach Aufruf der Funktion 'als Vorlage speichern' erhalten Sie ein Dialogfenster, um den Namen der Vorlage festzulegen. Das Dokument wird im Standardordner für 'Dokument Vorlagen' abgelegt. Eventuell vorhandene Unterordner können nicht angesprochen werden. Die neue Vorlage muss von einem Benutzer mit Berechtigung in der 'Dokumenten Vorlage' in den gewünschten Unterordner verschoben werden.

Textbaustein einfügen
Neben der normalen Autotextfunktion von Word können Sie mit diesem Button auf gemeinsame Textbausteine zugreifen. Bei diesen Textbausteinen handelt es sich um jeweils eigenständige Word-Textdokumente, die mit dieser Funktion in Ihr aktuelles aufenthaltsbezogenes Worddokument an der aktuellen Cursorposition eingefügt werden. Diese Textbausteine können also alle in MS Word zur Verfügung stehenden Elemente enthalten. Außerdem können diese Textbausteine ihrerseits bereits Platzhalter für Aufenthaltsdaten enthalten. Nach dem Einfügen eines Textbausteins stehen in den Platzhaltern zunächst die Daten des Aufenthaltes, der bei der Erstellung des Bausteins gewählt war. Sie müssen also in jedem Fall einmal die Funktion 'Aktualisieren' wählen, um die korrekten Aufenthaltsdaten in den Text zu schreiben.
Wenn Sie in dem aktuellen, aufenthaltsbezogenen Dokument einen Textteil markiert haben und Sie rufen nun die Funktion 'Textbaustein einfügen' auf, so haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, den markierten Teil des Dokumentes als neuen Textbaustein in die Sammlung aufzunehmen.
Die Textbausteine stehen immer allen Benutzern auf der Lasche 'Dokumente' zur Verfügung. Eine Einschränkung durch Rechte oder eine Aufgliederung der Bausteine in verschiedene Ordner ist nicht möglich.

Andere Dokumente des Aufenthaltes
Dieser Button öffnet ein Fenster, in dem andere für diesen Aufenthalt angelegte Word-Dokumente angezeigt werden. Sie können somit ein weiteres Dokument für diesen Aufenthalt öffnen, um Teile daraus zu kopieren.
Alternativ kann auch ein komplettes, anderes aufenthaltsbezogenes Dokument, das für diesen Aufenthalt auf der Lasche 'Dokumente' erstellt wurde, an der Cursorposition eingefügt werden. Diese Funktion fügt aber stets das komplette Dokument ein. Ein selektives Einfügen einzelner Teile eines anderen Dokumentes ist nicht möglich.

E-Bericht drucken
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn im Namen des Dokumentes die Buchstabenfolge 'E-BERICHT' vorkommt, also z.B. 'Mein E-BERICHT.DOCX', 'toller e-bericht.docx', 'meinE-Berichtderletzteversuch.docx'. Sie stellt die Druckfunktion für die verschiedenen Ausfertigungen des Freitextes (Seite 2ff) des einheitlichen Reha- Entlassungsberichtes zur Verfügung.

Hinweis: Der E-Bericht darf NICHT über die normale Word-Funktion gedruckt werden, sondern muss immer über die Funktion 'E-Bericht drucken' gedruckt werden, da ansonsten die Formatierung des E-Berichts zerstört wird. Nachfolgende Informationen finden Sie auch im Artikel 'E-Bericht: 'Fehler! AutoText-Eintrag nicht definiert'.

§301 E-Bericht erzeugen
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn im Namen des Dokumentes die Buchstabenfolge 'E-BERICHT' vorkommt, Ihre Einrichtung den elektronischen Datenaustausch nach §301 SGB V vornimmt und die Übertragung des Freitextes aktiviert ist. Er erzeugt eine reine Textversion ohne jegliche Formate.

Adressdaten fest einfügen
Klicken Sie diesen Button an, erhalten Sie ein Auswahlfenster mit aufenthaltsbezogenen Adressen und Anmerkungen zur Adresse. Über diese Funktion wird die Adresse als fester Text eingefügt. ACHTUNG: Es erfolgt keine Aktualisierung der Adresse.

 

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