Dokumenten-Vorlagen

Der Dokumentenmanager dient der Organisation aufenthaltsbezogener Dokumente und übernimmt dabei deren Ablage. Aufenthaltsbezogene Dokumente, die in der Akte auf der Lasche 'Dokumente' verwaltet werden, werden stets auf Grundlage einer Vorlage, einer Dokumenten-Vorlage, erstellt.

'Dokumenten-Vorlagen' verwalten Sie unter 'Konfiguration - Vorlagen'.

Dokumenten-Vorlagen werden verschiedenen 'Vorlagenbereichen' zugeordnet. Der Vorlagenbereich 'PDF Formulare' ist immer vorhanden, denn dieser Vorlagenbereich und die sich darin befindlichen Dokumenten-Vorlagen sind Formulare von z.B. Leistungsträgern, die mit Platzhaltern versehen sind, damit aufenthaltsbezogene Daten eingefügt werden. Diese Formulare werden mit jedem Update automatisch aktualisiert.

Verwenden Sie den Button 'Neu anlegen' zum Erstellen einer neuen Dokumenten-Vorlage.
Nutzen Sie den Button 'Importieren' zum Hinzufügen einer Dokumenten-Vorlagen aus einer externen Quelle.
Verwenden Sie den Button 'Scannen', um eine Dokumenten-Vorlage einzuscannen.
Mit 'Öffnen' können Sie bestehende Dokumenten-Vorlagen öffnen und anpassen.
Benennen Sie eine Dokumenten-Vorlage um, indem Sie diese markieren und den Button 'Umbenennen' verwenden.
Zum Vervielfältigen einer Dokumenten-Vorlage nutzen Sie den Button 'Kopieren'.
Mit dem Button 'Löschen' entfernen Sie nicht mehr benötigte Dokumenten-Vorlagen.
Um eine Dokumenten-Vorlage einem anderen 'Vorlagenbereich' oder einer anderen 'Gruppierung' zuzuweisen oder einen Hinweis zu hinterlegen, verwenden Sie den Button 'Verschieben'. (Beachten Sie: Dem Vorlagenbereich 'PDF Formulare' können keine Dokumenten-Vorlagen händisch hinzugefügt werden, da dieser Vorlagenbereich mit jedem Update aktualisiert wird. Sie können auch keine Dokumenten-Vorlagen des Vorlagenbereiches 'PDF Formulare' umbenennen, löschen oder verschieben.)
Zum Exportieren einer Dokumenten-Vorlage steht der Button 'Exportieren' bereit.
Darüber hinaus können Sie nach Dokumenten-Vorlagen suchen: Geben Sie hierzu im Feld 'Vorlage' im Multifunktionsmenü 'Suchen' einfach den gewünschten Suchbegriff ein.
Und Sie können die Ansicht aktualisieren, verwenden Sie hierzu den Button 'Aktualisieren'. 

Die Funktionalitäten 'Öffnen', 'Umbenennen', 'Kopieren', 'Löschen', 'Verschieben' und 'Exportieren' stehen auch per Rechtsklick zur Verfügung.

Dokumenten-Vorlagen eines 'Vorlagenbereiches' können zudem zu 'Dokumenten-Mustern' zusammengestellt werden. Dazu ist es aber erforderlich, dass für diesen Vorlagenbereich ein oder mehrere 'Dokumenten-Muster' erstellt wurden. Das gilt auch für Dokumenten-Vorlagen, die keinem Vorlagenbereich zugeordnet wurden. Dann wird ein Dokumenten-Muster ohne Vorlagenbereich benötigt. Wichtig: PDF-Formulare können nicht zu Mustern hinzugefügt werden. Hintergrund ist, dass die Daten in den PDF-Formularen ausschließlich bei der Neuanlage automatisch hinterlegt werden. Da die Dokumente bei der Neuanlage aus einem Muster aber nicht geöffnet werden, werden in den PDF-Formularen auch keine Daten automatisch eingefügt. Daher können PDF-Formulare nicht in Dokumenten-Mustern genutzt werden.
Dokumenten-Muster können beim Aufenthalt im Dokumentenmanager mit einem Klick angelegt werden: Sie wählen nur das gewünschte Muster und alle enthaltenen Dokumenten-Vorlagen werden eingefügt.

Um eine Dokumenten-Vorlage einem Dokumenten-Muster hinzuzufügen, klicken Sie die gewünschte Vorlage mit einem Rechtsklick an und wählen die Option 'Muster'. Haben Sie mehr als ein Dokumenten-Muster für den gewählten Vorlagenbereich definiert, wählen Sie das gewünschte Muster aus. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Sie erkennen, dass eine Dokumenten-Vorlagen einem Dokumenten-Muster zugewiesen ist, wenn um das jeweilige Icon des jeweiligen Musters ein schwarzer Rahmen zu sehen ist. Zum Entfernen einer Dokumenten-Vorlage aus einem Dokumenten-Muster klicken Sie die entsprechende Vorlage mit einem Rechtsklick an und wählen über die Option 'Muster' das gewünschte Muster durch Anklicken wieder ab. Damit wird auch der Rahmen um das Muster entfernt.
Hinweis: Dokumenten-Muster können nur pro Vorlagenbereich erstellt werden, da die Vorlagenbereiche innerhalb der Benutzerverwaltung berechtigt werden können. Daher ist ein Zusammenstellen von mehreren Dokumenten-Vorlagen aus unterschiedlichen Vorlagenbereichen zu einem Dokumenten-Muster nicht möglich.

Bei einem Klick auf den Button 'Neu anlegen' steht Ihnen als erste Option eine Kopie der gerade markierten Dokumenten-Vorlage zur Verfügung. Darüber hinaus finden Sie eine Auswahl von Dokumenten Vorlagen, die Ihnen Redline Data zur Verfügung stellt. 

Vergeben Sie für die neu angelegte Dokumenten-Vorlage einen 'Namen' und entscheiden Sie dann, welchem 'Vorlagenbereich' Sie diese neue Dokumenten-Vorlage zuordnen wollen. Das Feld ist ein selbstlernendes Feld. Wenn Sie keine Auswahl wählen und stattdessen einen neuen 'Vorlagenbereich' definieren, steht Ihnen dieser nach dem Speichern für alle Dokumenten-Vorlagen als Auswahl ebenfalls zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie eine 'Gruppierung' festlegen. Auch dieses Feld ist selbstlernend. Und Sie können einen 'Hinweis' definieren.
Direkt nach der Eingabe der entsprechenden Informationen öffnet sich die Dokumenten-Vorlage. Informationen zum Verbinden eines Word-Dokuments mit dem Word Makro finden Sie im Artikel 'Word Makro'.

Wenn Sie ein Word-Dokument als neue Dokumenten-Vorlage importiert haben oder eine neue Word-Dokumenten-Vorlage über den Button 'Neu anlegen' erstellt haben, wird die Dokumenten-Vorlage automatisch mit dem Makro (der PATFAK-addin.dotm) verbunden, sodass Ihnen die Makro-Funktionen, wie das Einfügen von Platzhaltern zur Verfügung stehen.

Hinweise:
Dokumenten-Vorlagen dürfen nicht passwortgeschützt sein!
Wenn das Dokument einen Passwortschutz besitzt, kann beim Öffnen das Makro nicht verknüpft werden und es wird der Laufzeitfehler 5485 ausgegeben. Das Dokument kann dann nicht verwendet werden. Verwenden Sie daher in den Vorlagen keinen Passwortschutz.

Dokumenten-Vorlagen in veralteten Formaten, z.B. '.doc', werden nicht unterstützt. Wandeln Sie daher eine Dokumenten-Vorlage im veralteten Format unter 'Datei - Informationen - Konvertieren' in ein aktuell gültiges Format, z.B. '.docx'.

Zum gleichzeitigen Schließen aller Vorlagenbereiche verwenden Sie die Tastenkombination 'alt' und '-'. Zum gleichzeitigen Öffnen aller Vorlagenbereiche die Tastenkombination 'alt' und '+'. Einzelne Vorlagenbereich schließen Sie mit 'strg' und '-' und öffnen diese mit 'strg' und '+'.