Dokumentenmanager

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Der Dokumentenmanager dient der Organisation aufenthaltsbezogener Dokumente und übernimmt dabei deren Ablage. Hierzu sind keine Kenntnisse im Windows-Explorer notwendig. Dadurch ist es auch für ungeübte Anwender einfach, Dokumente zu erstellen und wiederzufinden.
Grundsätzlich arbeitet der Dokumentenmanager mit jeder Textverarbeitung, bzw. jedem Programm, das über die Dateiendung aufgerufen werden kann, zusammen. So können auch Excel-Dateien, Bilder, Visitenkarten oder Ähnliches über den Dokumentenmanager verwaltet werden.


Starten Sie den Dokumentenmanager durch den Aufruf der Lasche ‘Dokumente‘ beim Aufenthalt.
Dort werden Ihnen, je nach Konfiguration, neben dem Standard-Verzeichnis ‘Allgemein‘ weitere Verzeichnisse angezeigt. Zum Anlegen neuer Verzeichnisse finden Sie nachfolgende Informationen im Artikel ‘Ungelenkte Prozess-Vorlage anlegen‘.

Öffnen Sie eines der Verzeichnisse mit einem Doppelklick, um die bereits gespeicherten Dokumente angezeigt zu bekommen. Neben dem Dokumentennamen in der Spalte ‘Name‘, wird die Größe des Dokuments sowie das letzte Änderungsdatum mit Uhrzeit angezeigt.

Zum Bearbeiten eines bereits vorhandenen Dokumentes öffnen Sie dieses wahlweise mit einem Doppelklick oder markieren Sie dieses und wählen den Button ‘Bearbeiten‘. Nun startet das mit diesem Dokument verbundene Programm, z.B. MS Word. Nehmen Sie jetzt Ihre Änderungen vor. Um das Dokument zu speichern, wählen Sie die vom Programm vorgesehene Funktion.

Löschen Sie ein Dokument, indem Sie es markieren und anschließend den Button ‘Löschen‘ benutzen. Sie erhalten eine Abfrage, ob Sie die gewählte Datei endgültig und unwiderruflich aus dem Ordner des Aufenthaltes löschen wollen. Bestätigen Sie die Abfrage mit dem grünen Häkchen, ist das Dokument endgültig gelöscht.

Zum Anlegen eines neuen Dokumentes finden Sie nachfolgende Informationen im Artikel ‘Dokumente beim Aufenthalt neu anlegen‘.

Nutzen Sie den Button ‘Importieren‘, um Dateien in den Dokumentenmanager des Aufenthaltes einzufügen. Wenn im Programm ein Standardpfad für den Import von Dokumenten hinterlegt ist, wird dieser standardmäßig angeboten. Den Pfad für den Import von Dateien legen Sie unter ‘Administration - Programmeinstellungen‘ auf der Lasche ‘Programmpfade‘ fest. Sie können aber aus jedem anderen Verzeichnis, auf das Sie zugreifen können, ein Dokument importieren. Nach dem Import der Datei in das ausgewählte Verzeichnis im Dokumentenmanager erhalten Sie eine Abfrage, wie mit dem Originaldokument verfahren werden soll. PATFAK bietet hier standardmäßig das Löschen der Originaldatei an. Wollen Sie das Originaldokument löschen, bestätigen Sie die Abfrage mit dem grünen Häkchen. Wollen Sie es beibehalten, brechen Sie die Abfrage mit dem roten X ab.

Um eine Datei aus dem Dokumentenmanager in einem anderen Verzeichnis abzulegen, markieren Sie diese, wählen den Button ‘Exportieren‘ und bestätigen die Abfrage, ob Sie die ausgewählten Dokumente exportieren wollen, mit dem grünen Häkchen. Es öffnet sich der Windows Explorer und bietet den in den ‘Programmeinstellungen‘, die Sie unter ‘Administration - Programmeinstellungen‘ aufrufen, auf der Karteikarte ‘Programmpfade‘ hinterlegten ‘Standard-Exportpfad für Dokumente‘ als Speicherort an. Sie können das Dokument aber auch in einem anderen Verzeichnis speichern.

Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz über einen lokalen Scanner verfügen oder einen entsprechend konfigurierten Netzwerk-Scanner nutzen, können Sie Dokumente direkt im Dokumentenmanager des Aufenthaltes ablegen. Klicken Sie auf den Button ‘Scannen‘ und geben Sie einen Namen für das Dokument, das Sie einscannen wollen, ein. Nach dem Bestätigen mit dem grünen Häkchen müssen Sie festlegen, welches Gerät Sie verwenden wollen. Klicken Sie dieses an und wählen ‘OK‘.

Um eine Datei umzubenennen, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und wählen ‘Umbenennen‘. Geben Sie dann in dem sich öffnenden Fenster die neue Bezeichnung ein und bestätigen mit dem grünen Häkchen, erhalten Sie eine Abfrage, ob Sie die Datei umbenennen wollen. Bestätigen Sie auch diese mit dem grünen Häkchen.

Sobald im aufenthaltsbezogenen Dokumentenmanager über das Verzeichnis ‘Allgemein‘ hinaus weitere Verzeichnisse angelegt sind, können Dateien zwischen den Verzeichnissen auch nachträglich verschoben werden. Zum Verschieben einer Datei klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und wählen ‘Verschieben‘. In dem sich öffnenden Fenster erhalten Sie die Auswahl der vorhandenen Verzeichnisse und wählen das aus, in das Sie das Dokument verschieben wollen. Durch das Bestätigen mit dem grünen Häkchen wird die Datei in das ausgewählte Verzeichnis verschoben.

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