Dokumenten-Muster

Der Dokumentenmanager dient der Organisation aufenthaltsbezogener Dokumente und übernimmt dabei deren Ablage. Aufenthaltsbezogene Dokumente, die in der Akte auf der Lasche 'Dokumente' verwaltet werden, werden stets auf Grundlage einer Vorlage, einer Dokumenten-Vorlage, erstellt.

Dokumenten-Vorlagen können zu 'Dokumenten-Mustern' zusammengestellt werden. Diese Muster können beim Aufenthalt im Dokumentenmanager mit einem Klick angelegt werden: Sie wählen nur das gewünschte Dokumenten-Muster und alle enthaltenen Dokumenten-Vorlagen werden eingefügt.

'Dokumenten-Muster' definieren Sie unter 'Konfiguration - Muster'.

Verwenden Sie den Button 'Neu anlegen' zum Erstellen eines neuen Dokumenten-Musters. Um ein bestehendes Muster anzupassen, verwenden Sie den Button 'Bearbeiten'. Mit dem Button 'Löschen' entfernen Sie nicht mehr benötigte Muster. Zum Aktualisieren der Ansicht verwenden Sie den Button 'Aktualisieren'. 

Für die Neuanlage eines Dokumenten-Musters legen Sie zuerst einen 'Namen' fest.
Wählen Sie danach den 'Vorlagenbereich'. Es handelt sich dabei um die in den 'Dokumenten-Vorlagen' festgelegten Vorlagenbereiche. Die Auswahl des Vorlagenbereiches ist wichtig, denn Sie können nur Dokumenten-Vorlagen eines Vorlagenbereiches in einem Dokumenten-Muster zusammenstellen. Haben Sie Dokumenten-Vorlagen, die keinem Vorlagenbereich zugeordnet sind und wollen für diesen unzugeordneten Vorlagenbereich ein Dokumenten-Muster erstellen, lassen Sie den Vorlagenbereich frei.
Dass nur Dokumenten-Vorlagen eines Vorlagenbereiches in einem Dokumenten-Muster zusammengestellt werden können, ist in den Berechtigungen begründet: Vorlagenbereiche können berechtigt werden und daher ist es nicht möglich, Dokumenten-Vorlagen mehrerer Vorlagenbereiche in einem Dokumenten-Muster zusammenzustellen. 
Darüber hinaus können Sie einen 'Hinweis' hinterlegen.

Wichtig: PDF-Formulare können nicht zu Mustern hinzugefügt werden. Hintergrund ist, dass die Daten in den PDF-Formularen ausschließlich bei der Neuanlage automatisch hinterlegt werden. Da die Dokumente bei der Neuanlage aus einem Muster aber nicht geöffnet werden, werden in den PDF-Formularen auch keine Daten automatisch eingefügt. Daher können PDF-Formulare nicht in Dokumenten-Mustern genutzt werden.

Das Zusammenstellen der einzelnen Dokumenten-Vorlagen für das jeweilige Dokumenten-Muster findet nicht unter 'Konfiguration - Muster' statt, sondern in den Dokumenten-Vorlagen selbst ('Konfiguration - Vorlagen'). Um eine Dokumenten-Vorlage einem Dokumenten-Muster hinzuzufügen, klicken Sie die gewünschte Vorlage mit einem Rechtsklick an und wählen die Option 'Muster'. Haben Sie mehr als ein Dokumenten-Muster für den gewählten Vorlagenbereich definiert, wählen Sie das gewünschte Muster aus. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Das entsprechend gewählte Muster ist dann mit einem Rahmen versehen.
Zum Entfernen einer Dokumenten-Vorlage aus einem Dokumenten-Muster klicken Sie die entsprechende Vorlage mit einem Rechtsklick an und wählen über die Option 'Muster' das gewünschte Dokumenten-Muster durch Anklicken wieder ab. Damit wird auch der Rahmen um das Muster entfernt.