Programm Einstellungen - Dokumente

Allgemeine Einstellungen des Dokumentenmangers, wie z. B. Dokumentengröße, konfigurieren Sie in den 'Programm Einstellungen'. Sie können automatisierte Exporte unter anderem zur Weiterverarbeitung von Daten z.B. in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) und Importe (Scans) von Dokumenten konfigurieren.

Allgemeine Einstellungen für den Dokumentenmanager nehmen Sie unter 'Administration - Programm Einstellungen - Dokumente' vor.  Setzen Sie den Haken im Menü 'Allgemein' bei 'Aktuellen Bearbeiter eines Dokumentes anzeigen', wenn Sie diesen bei gleichzeitigem Öffnen eines Dokumentes angezeigt bekommen möchten. Die gleichzeitige Bearbeitung ist nicht möglich.
Legen Sie fest, welche maximale Größe einzelne Dateien im Dokumentenmanager haben dürfen. Standardmäßig sind hier '20' MB eingestellt. Der 'Öffnungspuffer in Sekunden (0-120)' ist standardmäßig auf 6 Sekunden eingestellt. Dieser vermeidet Querzugriffe und ermöglicht das vernünftige Schließen bei gleichzeitiger Öffnung eines Dokumentes. 
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken oder brechen Sie diese mit dem roten Kreuz ab. 

Auf der Karteikarte 'Exportvorgaben' können Sie Vorgaben für den Export von Word-Dokumenten im Dokumentenmanager festlegen. 
Dies ist sinnvoll, wenn ein Dokumentenmangementsystem, das die Daten weiterverarbeitet, verwendet wird oder z. B. gelöschte Dokumente als Sicherung gespeichert werden sollen. Klicken Sie hierfür auf den Button 'Neu anlegen'. 

Im Bereich 'Allgemein' können Sie den Datensatz über den Schieberegler bei 'Aktiv' aktivieren (grün) oder deaktivieren (rot). Hinterlegen Sie im Feld 'Bezeichnung' einen Titel für den Datensatz. Wählen Sie den 'Dokumentenbereich' aus, für den die Exportvorgabe gelten soll. (Dokumentenbereiche konfigurieren Sie an anderer Stelle. Informationen hierzu finden Sie im Artikel 'Dokumentenbereiche anlegen'.)
Über das Fragezeichen bei 'Export-Ordner im Programmverzeichnis' wählen Sie den Speicherort aus. Dieser muss im PATFAK-Verzeichnis liegen. 
Im Dropdown-Menü bei 'Auslöser' legen Sie fest, bei welcher Aktion die Datei exportiert werden soll: Wählen Sie 'Dokument speichern' aus, wird bei jedem Speichern eines Word-Dokuments ein Export in den ausgewählten Speicherort vorgenommen. Dies empfiehlt sich bei Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems. Wählen Sie 'Dokument abschließen', werden nur die Word-Dokumente in den ausgewählten Speicherort exportiert, wenn Sie im Dokumentenmanager das entsprechende Dokument markiert haben und auf den Button 'Abschließen' geklickt haben , sodass das Dokument den Status 'grün' erhält. Wählen Sie 'Dokument löschen', werden ausschließlich die Word-Dokumente exportiert, die gelöscht wurden. Dies empfiehlt sich für Sicherungskopien der gelöschten Dokumente. 

Im Bereich 'Dateiname - Codierung' legen Sie fest, wie die exportierte Datei betitelt werden soll. Wir empfehlen den Mandanten, Dokumentenbereich und die PatNr zu verwenden. Optional können Sie den Vornamen und/oder Nachnamen des Aufenthaltes auswählen. Bei 'Begleitdatei' wählen Sie aus, welche Inhalte in der Bezeichnung der Konfigurationsdatei, die für die Zuordnung des exportierten Dokumentes genutzt wird, zusätzlich erhalten soll. 

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken oder brechen Sie diese mit dem roten Kreuz ab. 

Nutzen Sie einen Scanner und möchten die gescannten Dokumente automatisch in die Aufenthaltsakte importieren lassen, konfigurieren Sie dies auf der Karteikarte 'Importvorgaben'. Sie können verschiedene Dateiformate (z. B. Word-Datei, PDF etc) importieren lassen. Klicken Sie hierfür auf den Button 'Neu anlegen'. 
Im Bereich 'Allgemein' können Sie den Datensatz über den Schieberegler bei 'Aktiv' aktivieren (grün) oder deaktivieren (rot). Hinterlegen Sie im Feld 'Bezeichnung' einen Titel für den Datensatz. Wählen Sie den 'Dokumentenbereich' aus, für den die Importvorgabe gelten soll. Alle importierten Dokumente werden dann automatisch in diesem Dokumentenbereich abgelegt. 
Über das Fragezeichen bei 'Import-Ordner im Programmverzeichnis' wählen Sie den Speicherort ihrer eingescannten Dokumente aus, dieser muss im PATFAK-Verzeichnis liegen. Bei 'Intervall in Minuten' legen Sie fest, in welchem Rhythmus die Importe stattfinden sollen.
Im Bereich 'Dateiname - Codierung' legen Sie fest, wie die gescannte Datei gefunden werden kann. Sie müssen das gescannte Dokument, wie hier festgelegt, im Speicherort beschriften, damit PATFAK die Zuordnung vornehmen kann. Der Mandant und die PatNr müssen angegeben werden. Wir empfehlen zusätzlich den Dokumentenbereich zu verwenden. Optional können Sie den Vornamen und/oder Nachnamen des Aufenthaltes auswählen. Zum Schluss wird der Dokumentenname inkl. Dateiformat angegeben. Zur Trennung der Bezeichnungen wird kein Leerzeichen verwendet, sondern eine Raute '#'. Beispiel: Ein Word-Dokument soll in den Mandanten 1, bei dem Aufenthalt mit der PatNr 123456 im Dokumentenbereich 'Befunde' abgelegt werden und ist betitelt mit 'Befundbericht Kardiologie'. Dann lautet die Angabe: M1#123456#Befunde#Befundbericht Kardiologie.docx 
Die importierte Datei wird beim Import aus dem Ordner im PATFAK-Verzeichnis automatisch gelöscht.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mir dem grünen Haken oder brechen Sie diese mit dem roten Kreuz ab. 

Zum Aktualisieren nutzen Sie den Button 'Aktualisieren'. Mit Doppelklick auf den Datensatz oder über den Button 'Bearbeiten' rufen Sie den entsprechenden Datensatz zum Bearbeiten auf. Über den Button 'Löschen' entfernen Sie nicht mehr benötigte Datensätze.