Dokumentenbereiche anlegen

Sie haben die Möglichkeit für den Dokumentenmanager, den Sie in der Akte auf der Lasche 'Dokumente' aufrufen, verschiedene Dokumentenbereiche anzulegen. Damit können Sie Dokumente strukturierter ablegen, um Dateien schneller wiederfinden zu können. Dokumentenbereiche können zudem berechtigt werden.

Vorausgehende Informationen finden Sie im Artikel 'Dokumentenmanager'.

Unter 'Kataloge - Globale Kataloge - Dokumentenbereiche' legen Sie Dokumentenbereiche an, die Sie dann in der Akte des Aufenthaltes auf der Lasche 'Dokumente' verwenden können.

Um einen neuen Dokumentenbereich anzulegen, klicken Sie auf den Button 'Neu'. Geben Sie Ihrem neuen Dokumentenbereich im Feld 'Bezeichnung' eine eindeutige Bezeichnung.
Nutzen Sie das Feld 'Bereich', um Ihre Dokumentenbereiche in verschiedene Bereiche zu unterteilen. Das Feld ist selbstlernend. Durch Eingabe eines neuen Begriffs im Feld 'Bereich' können Sie weitere Bereiche definieren. Nach dem Speichern steht Ihnen dann der neu definierte Bereich als Auswahlmöglichkeit ebenfalls zur Verfügung. So könnten Sie z.B. den Bereich 'Verwaltung' definieren und diesem dann mehrere Dokumentenbereiche, z.B. 'Schriftverkehr', 'gescannte Dokumente' oder 'Bescheinigungen' zuordnen.
Vergeben Sie danach eine 'Nummer', um die Reihenfolge Ihrer Dokumentenbereiche im jeweiligen Bereich zu steuern.

Auf der rechten Seite im Bereich 'Mandantenfreigabe' steuern Sie, in welchem Mandanten der neu angelegte Dokumentenbereich genutzt werden soll. Haken Sie den entsprechenden Mandanten an. Haben Sie keine Mandanten angehakt, ist der Dokumentenbereich inaktiv.