EPA-S Akte versenden

Hat sich Ihre Einrichtung für den EPA-S Datenaustausch registriert, stehen Ihnen die verschlüsselte Versendung und der Empfang von verschlüsselten EPA-S Akten zur Verfügung. Sie können eine Akte verschlüsselt oder unverschlüsselt versenden. Beachten Sie bitte, dass unverschlüsselte Akten für jedermann lesbar sind und daher nicht per E-Mail verschickt werden dürfen. Wenn Sie Akten unverschlüsselt erstellen, können diese nicht über den Redline Data Austausch versendet werden. Sie können eine unverschlüsselte Akte lediglich auf Ihrem System speichern. Für den Transport zum Empfänger und den entsprechenden Schutz der Daten sind Sie selbst verantwortlich. Wir beschreiben daher im Folgenden nur den verschlüsselten Versand.

Vorausgehende Informationen zur Registrierung zum elektronischen Datenaustausch finden Sie im Artikel 'Registrierung zum EPA-S Datenaustausch'.

Für die Erstellung einer EPA-S Akte rufen Sie den Aufenthalt auf und klicken Sie in den Stammdaten auf den Button 'EPA-S'. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem im oberen Bereich ggf. bereits vorhandene Akten gelistet sind. Es kann beliebig viele Akten pro Aufenthalt geben. Akten mit dem grünen Pfeil nach links sind erhaltene Akten und solche mit einem roten Pfeil nach rechts sind selbst erstellte Akten. Mit dem Button 'Ansicht wechseln' können Sie in die Einzelansicht einer Akte wechseln.

Für das Erstellen einer neuen Akte, klicken Sie auf den Button 'Akte erstellen', es öffnet sich die Auswahlmöglichkeit der zu exportierenden Daten. Die Stammdaten sind als Pflichtfeld immer ausgewählt. Es werden nur Daten für den Export angeboten, die bei dem Aufenthalt vorhanden sind. Bestätigen Sie die Eingabe, öffnet sich der Dokumentenmanager des Aufenthaltes. Über die rechte Maustaste erhalten Sie die Möglichkeit, das gewählte Dokument in die EPA-S Akte zu exportieren. Um zu kontrollieren, welche Dateien Sie der Akte hinzugefügt haben, steht Ihnen im Dokumentenmanager der Bereich 'EPA-S Export' zur Verfügung. Einzelne Dateien können Sie hier wieder löschen oder umbenennen. Beenden Sie die Auswahl mit 'Eingabe speichern', schließt sich der Dokumentenmanager wieder. Die Akte ist nun erstellt und wird mit dem Titel 'INTERN' bei diesem Aufenthalt angezeigt.

Sie können den Inhalt der Akte durch Klicken auf den einzelnen Karteikarten überprüfen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Akte klicken, können Sie diese umbenennen, um sie mit einem passenden Namen besser erkennbar zu machen. Nicht mehr benötigte Akten können über die rechte Maustaste archiviert werden. Mit der rechten Maustaste können Sie sich über die 'Ansicht' aktive und archivierte Akten anzeigen lassen.

Wählen Sie nun den rechten Button 'Akte exportieren' und bestätigen, dass der Aufenthalt der Weitergabe der Daten zugestimmt hat. Die Exportart steht auf 'verschlüsselt', klicken Sie auf 'weiter' und anschließend auf das Fragezeichen, um die Liste der möglichen Empfänger angezeigt zu bekommen. Sie können die aktuelle EPA-S Teilnehmerliste auch zusätzlich im Artikel 'EPA-S Teilnehmerliste' aufrufen.

Nachdem Sie den Empfänger gewählt und auf 'weiter' geklickt haben, kann die Akte nach Eingabe Ihres Kennwortes über PATFAK verschickt werden. Sollten Sie an dem Arbeitsplatz keinen direkten Zugang zum Internet haben, kann die Akte auch gespeichert und von einem anderen Arbeitsplatz aus an den gewählten Empfänger verschickt werden.
Nach erfolgreichem Versand der Akte über PATFAK erhalten Sie die Meldung 'Akte erfolgreich verschickt'. War der Versand nicht möglich, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Im Terminkalender des Aufenthaltes wird ein Systemeintrag generiert, dass eine EPA-S Akte verschlüsselt und automatisch verschickt wurde.