EPA-S Akte empfangen und verwenden

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Alle Einrichtungen, die mit PATFAK, PATFAK ambu oder PATFAK light arbeiten und sich zum EPA-S Datenaustausch registriert haben, können Ihnen verschlüsselte EPA-S Akten senden. Die Akten müssen von Ihrem Postfach abgerufen werden. Vorausgehende Informationen finden Sie unter ‘Registrierung zum EPA-S Datenaustausch‘.


Rufen Sie über ‘Kommunikation – EPA-S‘ die EPAS-Verwaltung auf. Hier gehen Sie auf den Button ‘EPA-S Postfach abrufen‘. Geben Sie Ihr Kennwort ein. Sind Akten im Postfach enthalten, sehen Sie das in einem Informationsfenster. Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie die Akte importieren möchten, wird die Akte entschlüsselt. Haben Sie die Akte nicht importiert, können Sie diese später über den Button ‘EPA-S Akten aus Importordner einlesen‘ entschlüsseln und einlesen. Sie können den Akten Namen geben, diese können jederzeit geändert werden.

Ist der Aufenthalt, für den Sie eine Akte erhalten haben, bereits in Ihrem System vorhanden, können Sie die Akte zum Bearbeiten aufrufen und über das Fragezeichen bei 'Aufnahmenummer' dem Aufenthalt zuordnen. Erhalten Sie eine Akte für einen Aufenthalt, der in Ihrem PATFAK noch nicht angelegt ist, so brauchen Sie an dieser Stelle nichts zu tun. Sie können die nicht zugeordnete Akte später im Rahmen einer Neuaufnahme verwenden.

Um die in der Akte enthaltenen Informationen dem vorhandenen Aufenthalt zuzuordnen und ggf. enthaltene Anlagen in den Dokumentenmanager zu importieren, wählen Sie beim Aufenthalt die Lasche ‘EPA-S‘. In einem neuen Fenster werden Ihnen die Akten des Aufenthaltes angezeigt. Rufen Sie den Aufenthalt zum Bearbeiten auf und ziehen Sie entweder einzelne Informationen aus der EPA-S Akte in das entsprechende Datenfeld bei Ihrem Aufenthalt, oder ziehen Sie die gesamte Akte auf die Leiste ‘automatischer Import‘. An der Stelle, an der die Angaben aus der EPA-S-Akte mit vorhandenen Einträgen beim Aufenthalt kollidieren, stoppt der automatische Import, um Ihre Entscheidung abzufragen, welcher Wert genommen werden soll. Klicken Sie auf ‘Wert aus Akte übernehmen‘, wird das in PATFAK vorhandene Feld überschrieben. Klicken Sie auf ‘Alten Wert beibehalten‘, wird das Feld in PATFAK nicht überschrieben. Den Import können Sie an dieser Stelle auch abbrechen.
Auf der Karteikarte ‘Adressen‘ in der EPA-S-Akte wird pro Adresse zunächst nur eine Zeile angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die Adresszeile werden die Details der Adresse geöffnet und stehen dann für den Import zur Verfügung. Um z.B. die Adresse des Leistungsträgers, Vermittlers, der Krankenkasse oder auch des Arztes übernehmen zu können, muss die Nummer der Adresse in der Datenbank des Senders und Empfängers identisch sein. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie beim Importversuch die Meldung, dass die Nummer ungültig ist.
Für den Import der Krankenkasse gehen Sie in den Stammdaten des Aufenthaltes auf die Karteikarte 'Medizin' und öffnen die Bearbeitung. Aus der EPA-S Akte wählen Sie unter der Kartei 'Adressen' den Eintrag 'Krankenkasse' und öffnen diesen mit einem Doppelklick. Ziehen Sie anschließend den Eintrag 'Nummer' in das Feld 'Krankenkasse' der PATFAK Datenmaske.
Für den Import von individuellen Adressen, öffnen Sie in den Stammdaten die Karteikarte 'Adressdaten' und klicken auf den Button für Neueingabe einer Individualadresse und wählen die Kategorie für die neue Adresse aus. In dem sich öffnenden Fenster gehen Sie dann auf den Button für EPA-S und in der Akte selbst auf 'Adressen'. Die Adresse, die Sie übernehmen möchten, ziehen Sie auf den roten Eintrag 'Automatischer Import'. Die Daten werden in den entsprechenden Feldern eingetragen.

Die Daten des KDS 3.0 können Sie ebenfalls über das Ziehen der Akte in die zum Bearbeiten geöffnete Basisdokumentation importieren.

Um Anlagen, die in einer Akte enthalten sind, in den Dokumentenmanager zu importieren, öffnen Sie die Karteikarte ‘Anlagen‘. Über die rechte Maustaste wählen Sie die Option ‘In den Dokumentenmanager importieren‘.  Sie können den Bereich wählen, in dem die Datei abgelegt werden soll. Dem Dateinamen wird automatisch der Text 'EPA-S Import – ' vorangestellt. Bilder können auch in die Zwischenablage kopiert werden, um sie dann beim Aufenthalt zu hinterlegen.

Um einen Aufenthalt aus einer empfangenen Akte neu anzulegen, gehen Sie zunächst auf ‘Start – Neu‘ und wählen entweder die Option ‘Neue Anmeldung ohne Datenübernahme‘ oder ‘Neue Aufnahme ohne Datenübernahme‘. Anschließend öffnen Sie die Lasche ‘EPA-S‘. Über den Button ‘Akte importieren‘ werden Ihnen die Optionen ‘EPA-S Akte aus Datei importieren‘ und ‘Noch nicht zugeordnete EPA-S Akte auswählen‘ angeboten. Die 2. Option ist voreingestellt. Klicken Sie auf den Button ‘Weiter‘ und wählen Sie die Akte aus, aus der Sie einen neuen Aufenthalt anlegen möchten. Klicken Sie auf ‘Fertigstellen‘ und ziehen Sie die Akte anschließend auf den ‘automatischen Import‘ und speichern den neuen Aufenthalt.

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