Abrechnung von Terminen

Sie können Termine, die im Terminkalender des Aufenthaltes erfasst worden sind, bei Bedarf an einen Leistungsträger abrechnen. Voraussetzung ist, dass die zur Dokumentation im Terminkalender genutzten Terminarten entsprechend konfiguriert sind. Die Abrechnung wird auf der Karteikarte 'Abrechnung' durchgeführt.

Starten Sie die Abrechnung unter 'Abrechnung - Abrechnungsdaten erzeugen'. Auf der Karteikarte 'Abrechnungsdaten erstellen' finden Sie die Buttons zur Erzeugung bzw. Prüfung der Abrechnungsdaten. Auf der linken Seite sind die Buttons so angeordnet, dass die Bedienung von oben nach unten eine Schrittfolge bis zur Übergabe der Abrechnungssätze in die Fakturierung darstellt. 

Einlesen der abrechenbaren Termine 
Mit dem Klick auf 'Abrechenbare Termine einlesen' werden Filtereinstellungen für Aufenthalt, Zeitraum, Leistungsträger und Abrechnungsschlüssel angezeigt. Wählen Sie hier über 'Termine von', 'Termine bis' den Zeitraum, aus dem die Termine abgerechnet werden sollen. Sie könnten über das Fragezeichen einen bestimmten Aufenthalt wählen, für den die Termine abgerechnet werden sollen. Über den Papierkorb kann die Auswahl zurückgesetzt werden. Wenn das Feld leer bleibt, werden die Termine aller Aufenthalte im wählbaren Zeitraum eingelesen. Sie können auch die Termine der Aufenthalte eines bestimmten Leistungsträgers abrechnen. Bei 'Abrechnungsarten' sind alle Abrechnungsschlüssel aufgelistet, die für die Abrechnung von Terminen konfiguriert wurden. Durch Entfernen der gesetzten Häkchen können Sie auch nur bestimmte Arten von Terminen in die Abrechnung einlesen. Die Buttons 'Umkehren' und 'Alle' sollen die Auswahl dabei erleichtern. Haben Sie alle Angaben zur Auswahl getroffen, gehen Sie auf den Button 'Zeige Ergebnisse'. 

Hier werden nun alle abzurechnenden Termine nach den zuvor gewählten Filterkriterien angezeigt. Zur besseren Übersicht können Sie im angezeigten Grid die benötigten Spalten auswählen und anordnen. Die vorgenommenen Einstellungen werden automatisch gespeichert. 

Zur Auswahl des Termins, den Sie tatsächlich abrechnen möchten, kann in der Spalte 'Übernehmen' vor jedem Aufenthalt ein Häkchen gesetzt werden. Auch folgende Auswahlmöglichkeit besteht: klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste oder einen Aufenthalt.  Wählen Sie zwischen 'Bearbeitung der gesamten Liste' oder 'Bearbeitung für den markierten Klienten'. Sie können nun jeweils alle Termine auswählen, die aufgelistet sind, die Auswahl umkehren, alle abwählen oder nur die Termine mit Teilnahme des Aufenthaltes. Nachdem Sie die Auswahl getroffen haben, gehen Sie links unten auf den Button 'Auswahl übernehmen'. Nach dem Bestätigen der Meldung bleiben in der Liste die nicht übernommenen Termine stehen. Schließen Sie das Fenster. Sind neben den abrechenbaren Terminen weitere Posten abzurechnen und als Abrechnungsschlüssel konfiguriert, können diese über die Karteikarte 'Einzelbeträge' eingetragen werden.

Prüflauf vor der Rechnungsfreigabe (mit Protokoll)
Bevor die Daten in die Fakturierung übergeben werden, ist es möglich eine Prüfung aller abzurechnenden Positionen durchzuführen. Über 'Prüflauf Rechnungsfreigabe' wird ein Protokoll erzeugt, auf dem alle in der Abrechnung zur Übergabe in die Fakturierung bereitstehenden Positionen aufgelistet sind. Dieses Protokoll prüfen Sie bitte sorgfältig. Falls Sie hier Fehler finden, können Sie die eingelesenen Termine mit dem Button 'Alle abgerechneten Termine zurücksetzen' wieder aus der Abrechnung entfernen. Korrigieren Sie die aufgefallenen Fehler in den Terminkalendern der jeweiligen Aufenthalte, bzw. die Einzelbeträge. Nach Abschluss der notwendigen Korrekturen beginnen Sie durch Verwendung von 'Abrechenbare Termine einlesen' mit der Abrechnung erneut. 

Freigabe aller abrechnungsrelevanten Positionen in die Abrechnung (mit Protokoll)
Ist das über 'Prüflauf Rechnungsfreigabe' generierte Prüfprotokoll fehlerfrei, klicken Sie auf den Button 'zur Rechnungsschreibung freigeben'.

Wichtige Hinweise: 

• Für die zur Rechnungsschreibung freigegebenen Termine steht die Funktion  'Alle abgerechneten Termine zurücksetzen' nicht mehr zur Verfügung.
• Ebenso sind diese an die Fakturierung übergebenen Termine nicht mehr erneut einlesbar.
• Korrekturen sind nach dieser Freigabe ausschließlich in der Fakturierung möglich. 
• Das mit der Übergabe erzeugte Protokoll zeigt Ihnen alle Termine und Einzelbeträge, die zur Rechnungsschreibung in die Fakturierung übergeben worden sind. 

Abschluss des Abrechnungszeitraums 
Nach der Übergabe aller abrechnungsrelevanten Positionen (Abrechnungssätze) in die Fakturierung kann der Zeitraum der einzulesenden/abzurechnenden Daten weiter gestellt werden. Dazu klicken Sie auf den Button 'Abrechnungszeitraum weiter stellen'.

Erstellen der Rechnungen
Unter 'Abrechnung - Fakturierung / Rechnungsdruck' finden Sie die weiteren Funktionalitäten nach der Übergabe der eingelesenen Termine und Einzelbeträge (Abrechnungssätze). Um aus den unter 'Einzelbeträge' aufgeführten Abrechnungssätzen Rechnungen erstellen zu können, gehen Sie auf die Karteikarte 'Rechnungen' und klicken auf den Button 'Rechnung/Rechnungen erstellen'. Im folgenden Fenster gibt es die Möglichkeit der Differenzierung auf bestimmte Kriterien. Nach entsprechender Auswahl klicken Sie auf 'Erstellen'. Sie sehen nun die erstellten Rechnungen in der Listenansicht. Über den Button 'Ansicht' können Sie sich die zuvor mit der Maus markierte Einzelrechnung ansehen. Die jeweiligen Rechnungspositionen blenden Sie mit einem Klick auf den Pfeil links neben 'Positionen' ein bzw. aus.

Drucken von Rechnungen
Für den Druck von Rechnungen können Sie die Funktionen auf den Karteikarten 'Einzeldruck', 'Sammelbeleg' oder 'Seriendruck' nutzen. Zum Einzeldruck einer Rechnung wählen Sie auf der Karteikarte 'Einzeldruck' eine Druckvorlage aus . Über den Button 'Vorschau' können Sie die Rechnung sofort ansehen bzw. über den Button 'Druck' ausdrucken. 

Die Karteikarte 'Sammelbeleg' ermöglicht den Druck von speziellen Druckvorlagen für Leistungsträger. Verschiedene Filter- bzw. Sortierfunktionen stehen zur Verfügung. 

Über die Karteikarte 'Seriendruck' ist das Drucken von mehreren Rechnungen möglich. Hierfür stehen ebenfalls verschiedene weitere Optionen (Sortierungen, Filterungen etc.) zur Verfügung. Auch hier können Sie sich über den Button 'Einzeldruck Vorschau' einen Überblick über das Druckdesign der ausgewählten Vorlage verschaffen.

Abschlussarbeiten bei Nutzung einer Schnittstelle für die Übergabe der Rechnungen in die Buchhaltung
Wenn Sie die Rechnungen über eine Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben, müssen Sie nach dem Erstellen der Rechnungen die Datei für die Übergabe erstellen. Gehen Sie dazu unter 'Abrechnung - Fakturierung / Rechnungsdruck' auf die Karteikarte 'Abschluss / Verbuchung / Sonderfunktionen'. Klicken Sie dann auf den Button 'Fibu-Verbuchung'. Vor der Erstellung der Fibu-Datei können Sie über einen 'TESTLAUF' prüfen, ob alle notwendigen Kontenangaben eingepflegt worden sind. Sind alle notwendigen Angaben vorhanden, erstellen Sie die Datei über einen Klick auf 'Fibu-Datei erzeugen'.

Sollen im selben Fakturierungszeitraum noch weitere Rechnungen erstellt werden, können Sie im Anschluss an die 'Fibu-Verbuchung' eine 'Zwischenarchivierung' durchführen. Dadurch wird sichergestellt, dass die bereits in die Fibu übergebenen Rechnungen nicht erneut übergeben werden. Die mittels des Buttons 'Zwischenarchivierung' archivierten Rechnungen können nicht mehr storniert werden. Sie bekommen den Kenner 'archiviert'.

Sind in dem Fakturierungszeitraum alle Rechnungen erstellt und die Fibu-Datei erfolgreich in Ihrem Buchhaltungsprogramm eingelesen worden und alle notwendigen Arbeiten erledigt, können Sie den Zeitraum über 'Abschluss/Archivierung' abschließen. Dabei werden die Rechnungen in das Fakturierungsarchiv übergeben. Der Zeitraum wird auf den nächsten Monat umgestellt. 

Hinweis: Eine erneute Erstellung der Fibu-Datei ist danach nicht mehr möglich.

Abschlussarbeiten ohne Nutzung einer Schnittstelle für die Übergabe der Rechnungen an die Buchhaltung
Sind alle Rechnungen im Zeitraum erstellt und alle notwendigen Arbeiten erledigt, können Sie den Zeitraum auf der Karteikarte 'Abschluss / Verbuchung / Sonderfunktionen' über den Button 'Abschluss/Archivierung' abschließen. Die Rechnungen werden in das Fakturierungsarchiv übergeben. Der Zeitraum wird auf den nächsten Monat umgestellt.