Abrechnung - Rechnung falsch-was tun?

Es kann nötig sein, die Inhalte einer Rechnung zu korrigieren. Im Folgenden wird aufgezeigt, welche Möglichkeiten es hierzu in PATFAK gibt. Alle Arbeitsschritte werden ausschließlich in der Fakturierung durchgeführt.

Allgemeine Hinweise:

• Vor einer Rechnungskorrektur sollten Sie die Vorgaben Ihrer Buchhaltung prüfen.
• Übermitteln Sie Rechnungen auch per elektronischem Datenaustausch (§301), beachten Sie bitte die Hinweise unter Punkt 3. 
• Korrekturen, die nach einer Fibu-Übergabe durchgeführt werden, können nachfolgend in die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
• Änderungen, die Sie in 'Abrechnung erzeugen' oder in den Stammdaten (z.B. Leistungsträger, Abrechnungsgruppe, Aufnahme- oder Entlassdatum etc.) vornehmen, wirken sich erst auf künftige Abrechnungen und nicht mehr auf die aktuelle Fakturierung aus.
• eine stornierte und gelöschte Rechnungsnummer fehlt unter bestimmten Umständen in der Buchhaltung und das ohne Nachweis, hierzu siehe (*1) am Ende dieses Artikels . In diesem Zusammenhang empfehlen wir anstelle der Löschung einer Rechnung deren Gutschrift.
• Im Folgenden stellen wir verschiedene Konstellationen und Möglichkeiten der Rechnungskorrektur in PATFAK dar. 

1. Korrektur im laufenden Fakturierungszeitraum

1.1. Rechnung löschen und Erstellen einer neuen Rechnung

Diese Möglichkeit besteht nur, wenn die Fakturierung noch nicht abgeschlossen wurde. Wichtig: Die Löschung einer Rechnung ist nicht zu empfehlen, wenn diese bereits gebucht, bzw. versendet wurde.

• Suchen Sie auf der Karteikarte 'Rechnungen' die betreffende Rechnung heraus und wählen Sie anschließend die Funktion 'Rechnung stornieren' (Symbol 'Grüne Mülltonne').
• Die Rechnung erhält dadurch die Kennzeichnung 'gelöscht'. Wechseln Sie auf die Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' und/oder auf die Karteikarte. 'Einzelbeträge' und suchen Sie den oder die Abrechnungsposten, die der gelöschten Rechnungsnummer bisher zugeordnet waren.
• Diese Abrechnungsposten, die nun keiner Rechnung (mehr) zugeordnet sind, können zum Bearbeiten aufgerufen und korrigiert werden.
• Nicht mehr benötigte Abrechnungsposten können über den Button 'Abrechnungsposten löschen' (Symbol 'Grüne Mülltonne') gelöscht werden.
• Neue Abrechnungsposten legen Sie über 'Abrechnungsposten anlegen' (Symbol 'Weißes Blatt') an.
• Nachdem Sie alle notwendigen Korrekturen vorgenommen haben, müssen zu den neu erstellten oder korrigierten Abrechnungsposten entsprechend neue Rechnungen erstellt werden.
• Wählen Sie dazu auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Sie erhalten hiermit eine neue Rechnung.

Es kann zwingende Gründe geben, dass eine Rechnung nicht gelöscht werden darf. In solchen Fällen können Gutschriften für einzelne Posten oder die gesamte Rechnung und bei Bedarf eine neue Rechnung für die korrekten Posten erstellt werden. Beachten Sie hierzu sind die folgenden Ausführungen.

1.2 Teilweise Gutschrift ohne Erstellen einer neuen Rechnung

Beispiel: Sie stellen fest, dass Sie einem Leistungsträger Fahrtkosten doppelt in Rechnung gestellt haben. Sie möchten nun dem Leistungsträger eine Gutschrift über einen Posten 'Fahrtkosten’ gutschreiben:

• Legen Sie auf der Karteikarte 'Einzelbeträge' über das Symbol 'Weißes Blatt' einen neuen Abrechnungsposten mit dem entsprechenden Abrechnungsschlüssel und dem Betrag der Fahrtkosten an. Durch das Setzen des Häkchens im Feld 'Storno' wird dieser Betrag beim Speichern automatisch ins Minus gesetzt.
• Wählen Sie auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion ’Rechnungen erstellen' (*2). Sie erhalten nun zusätzlich zu der bereits vorhandenen Rechnung eine Gutschrift, in der ein Posten Fahrtkosten gutgeschrieben ist.

1.3 Vollständige Gutschrift mit Erstellen einer neuen Rechnung

• Legen Sie auf der Karteikarte 'Einzelbeträge' und/oder der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' über das Symbol 'Weißes Blatt' alle Abrechnungsposten der gutzuschreibenden Rechnung an. Setzen Sie zu den Posten jeweils einen Haken im Feld 'Storno', damit der Betrag beim Speichern automatisch ins Minus gesetzt wird.
• Wählen Sie auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Sie erhalten damit zusätzlich zu der bereits vorhandenen Rechnung eine Rechnung mit einem Minusbetrag (Gutschrift).
• Legen Sie anschließend auf der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' und/oder 'Einzelbeträge' die neuen Abrechnungsposten an.
• Wählen Sie wiederum auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Sie erhalten hiermit eine neue Rechnung.

2. Korrektur bereits archivierter Rechnungen

2.1 Vollständige Gutschrift mit Erstellen einer neuen Rechnung

• Rufen Sie über die Karteikarte 'Abschluss/Verbuchung/Sonderfunktionen' und die Funktion 'Archivrechnung zurückrechnen/holen' die betreffende Rechnung auf. Hierzu können Sie im Suchfenster eine Rechnungsnummer eingeben oder innerhalb der angezeigten Liste scrollen, bzw. über die Filterfunktion die Suchkriterien erweitern. Nutzen Sie hierfür die Funktionen des Grid.
• Haken Sie nun im angezeigten Fenster die Option 'Gutschriftsposten erzeugen' an und klicken anschließend auf 'Abrechnungsposten erzeugen'. Damit werden die bisher auf der Rechnung befindlichen Abrechnungsposten auf der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' und/oder 'Einzelbeträge' als Gutschriftsbeträge (mit negativem Vorzeichen) neu angelegt.
• Wählen Sie nun auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2).  Sie erhalten zusätzlich zu der bereits vorhandenen Rechnung eine Gutschrift.
• Legen Sie anschließend auf der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' bzw. 'Einzelbeträge' die neuen Abrechnungsposten an.
• Wählen Sie wiederum auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Sie erhalten hiermit eine neue Rechnung.

2.2 Vollständige Gutschrift mit Erstellen einer neuen Rechnung an einen anderen Leistungsträger

• Rufen Sie über die Karteikarte 'Abschluss/Verbuchung/Sonderfunktionen' und die Funktion 'Archivrechnung zurückrechnen/holen' die betreffende Rechnung auf. Hierzu können Sie im Suchfenster eine Rechnungsnummer eingeben oder innerhalb der angezeigten Liste scrollen, bzw. über die Filterfunktion die Suchkriterien erweitern. Nutzen Sie hierfür die Funktionen des Grid.
• Haken Sie nun im angezeigten Fenster die Option 'Gutschriftsposten erzeugen' sowie zusätzlich 'Abrechnungsposten erzeugen für Ltr.' an. Wählen Sie den neuen Leistungsträger über das Fragezeichen aus und klicken anschließend auf 'Abrechnungsposten erzeugen'. Damit werden die bisher auf der Rechnung befindlichen Abrechnungsposten auf der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' und/oder 'Einzelbeträge' als Gutschriftsbeträge (mit negativem Vorzeichen) sowie zusätzlich die bisherigen Abrechnungsposten für den neu ausgewählten Leistungsträger angelegt.
• Wählen Sie nun auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Sie erhalten nun für den bisherigen Leistungsträger eine Gutschrift sowie für den neuen Leistungsträger eine Rechnung.

2.3 Teilweise Gutschrift und Erstellen einer neuen Rechnung

• Rufen Sie über die Karteikarte 'Abschluss/Verbuchung/Sonderfunktionen' und die Funktion 'Archivrechnung zurückrechnen/holen' die betreffende Rechnung auf. Hierzu können Sie im Suchfenster eine Rechnungsnummer eingeben oder innerhalb der angezeigten Liste scrollen, bzw. über die Filterfunktion die Suchkriterien erweitern. Nutzen Sie hierfür die Funktionen des Grid.
• Haken Sie nun im angezeigten Fenster die Option 'Gutschriftsposten erzeugen' an und klicken anschließend auf 'Abrechnungsposten erzeugen'. Damit werden die bisher auf der Rechnung befindlichen Abrechnungsposten auf der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' und/oder 'Einzelbeträge' als Gutschriftsbeträge (mit negativem Vorzeichen) neu angelegt.
• Nun können Sie die Abrechnungsposten, die nicht gutgeschrieben werden sollen, löschen. Oder Sie legen weitere Abrechnungsposten mit anderen Beträgen oder anderen Leistungsträgern an.
• Beachten Sie, dass alle Abrechnungsposten, die an den gleichen Leistungsträger gerichtet sind, auf einer Rechnung stehen. Möchten Sie also die Gutschrift und die neue Rechnung getrennt ausgeben, müssen Sie nach dem Zurückrechnen der Rechnung zuerst die Gutschrift erzeugen (*2), bevor Sie die neuen Abrechnungsposten anlegen.
• Wählen Sie auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Sie erhalten hiermit eine neue Rechnung.

Korrektur von Rechnungen bei Nutzung des elektronischen Datenaustausch nach §301

3.1 §301 - Korrektur von nicht archivierten Rechnungen

Beispiel: Eine zuvor per §301 versendete Rechnung wurde mit einem Hinweis auf einen fehlerhaften Abrechnungsposten zurückgewiesen. Die Rechnung wurde in PATFAK noch nicht archiviert, befindet sich also noch in der Fakturierung.

Hinweis: Schreiben Sie in PATFAK die Rechnung gut. Da die Rechnung nicht vom Leistungsträger angenommen wurde, muss diese Gutschrift nicht per §301 versendet werden. Es ist ausreichend, die korrekte Rechnung an den Leistungsträger zu übertragen.

• Legen Sie auf der Karteikarte 'Einzelbeträge' und/oder der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' über das Symbol 'Weißes Blatt' alle Abrechnungsposten der gutzuschreibenden Rechnung an. Setzen Sie jeweils einen Haken im Feld 'Storno', damit der Betrag beim Speichern automatisch ins Minus gesetzt wird.
• Wählen Sie nun auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Es wird hiermit eine Gutschrift erzeugt.
• Diese Gutschrift sollte nicht per §301 versendet werden, da die ursprüngliche Rechnung in unserem Beispiel nicht vom Leistungsträger angenommen/verarbeitet wurde.
• Legen Sie anschließend in 'Fakturierung Rechnungsdruck' auf der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' bzw. 'Einzelbeträge' die neuen Abrechnungsposten an.
• Wählen Sie nun wiederum auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Hiermit erzeugen Sie eine neue Rechnung.
• Klicken Sie die Rechnung doppelt an und prüfen, ob die Rechnungsart korrekt eingestellt ist. In diesem Beispiel muss die Rechnungsart 'Zwischenrechnung' gewählt werden, da die zuvor bereits korrekt verarbeitete und nun überarbeitete Rechnung ebenfalls eine Zwischenrechnung war.
• Erzeugen/Senden Sie nun diese neue Rechnung an den Leistungsträger per §301. Dazu wählen den Drucker mit dem Symbol '§301' und klicken anschließend auf 'Senden'.

3.2 §301 - Korrektur von bereits archivierten Rechnungen

Beispiel: Eine Rechnung wurde zuvor vom Leistungsträger angenommen und soll nun mit einem rückwirkend veränderten Tagessatz an den Leistungsträger nachberechnet werden. Die Rechnung ist in PATFAK bereits archiviert.

Hinweis: Da Differenzgutschriften im elektronischen Datenaustausch zunehmend abgelehnt werden, ist eine vollständige Gutschrift und die Erstellung einer neuen Rechnung zu empfehlen. 

• Rufen Sie über die Karteikarte 'Abschluss/Verbuchung/Sonderfunktionen' und die Funktion 'Archivrechnung zurückrechnen/holen' die betreffende Rechnung auf. Hierzu können Sie im Suchfenster eine Rechnungsnummer eingeben oder innerhalb der angezeigten Liste scrollen, bzw. über die Filterfunktion die Suchkriterien erweitern. Nutzen Sie hierfür die Funktionen des Grid.
• Haken Sie nun im angezeigten Fenster die Option 'Gutschriftsposten erzeugen' an und klicken anschließend auf 'Abrechnungsposten erzeugen'. Damit werden die bisher auf der Rechnung befindlichen Abrechnungsposten auf der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' und/oder 'Einzelbeträge' als Gutschriftsbeträge (mit negativem Vorzeichen) neu angelegt.
• Wählen Sie auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Hiermit wird eine Gutschrift erzeugt.
• Erzeugen/Senden Sie zunächst diese Gutschrift an den Leistungsträger per §301. Dazu rufen Sie die Gutschrift auf und wählen den Drucker mit dem Symbol '§301'.
• Legen Sie anschließend in 'Fakturierung Rechnungsdruck' auf der Karteikarte 'Zeitraumbezogene Arten' bzw. 'Einzelbeträge' die neuen Abrechnungsposten an.
• Wählen Sie nun auf der Karteikarte 'Rechnungen' die Funktion 'Rechnungen erstellen' (*2). Hiermit erzeugen Sie eine neue Rechnung.
• Klicken Sie die Rechnung doppelt an und prüfen, ob die Rechnungsart korrekt eingestellt ist. In diesem Beispiel muss die Rechnungsart 'Zwischenrechnung' gewählt werden, da die zuvor bereits korrekt verarbeitete und nun überarbeitete Rechnung ebenfalls eine Zwischenrechnung war.
• Erzeugen/Senden Sie nun diese neue Rechnung an den Leistungsträger per §301. Dazu wählen den Drucker mit dem Symbol '§301' und klicken anschließend auf 'Senden'. 

Wichtig: Erzeugen/Versenden Sie Gutschriften oder Rechnungen zum gleichen Aufenthalt und gleichem Leistungsträger unbedingt in größerem zeitlichem Abstand zueinander an den Leistungsträger.

Zu (*1) Besonderheit zur Löschung von Rechnungen

• Gelöschte Rechnungen werden bei einer Archivierung mit '0' Posten archiviert. 
• Hinweis: Wird im Zeitraum zwischen einer Löschung und der Archivierung jedoch eine Protolllöschung durchgeführt, so werden die Daten tatsächlich gelöscht und nicht der Archivierung zugeführt.

Zu (*2) Erstellen einer Rechnung/Gutschrift

• Sie können hierbei für 'Alle' auswählen, denn es werden nur Rechnungen aus Abrechnungsposten erstellt, denen noch keine Rechnungsnummer zugeordnet wurde. Alle bereits erstellten Rechnungen bleiben unberührt. Sie erhalten nun für den bisherigen Leistungsträger eine Gutschrift sowie für den neuen Leistungsträger eine Rechnung.
• Bei der abschließenden Fibu-Verbuchung werden alle Rechnungen und Gutschriften in die Finanzbuchhaltung übergeben