Weitere Adressen konfigurieren

Die Konfiguration und Verwaltung der 'Weiteren Adressen', die Sie in den Stammdaten auf der Karteikarte 'Adressdaten' hinterlegen können, erfolgt an zentraler Stelle. Einmal konfiguriert können dem Aufenthalt nach Bedarf verschiedene 'Weitere Adressen' zugeordnet werden.

Weitere Adressen konfigurieren Sie unter 'Adressen - Weitere Adressen'.

Um einen neuen Adress-Datensatz zu erstellen, klicken Sie auf den Button 'Neuen Datensatz anlegen'. Vergeben Sie zuerst eine einzigartige 'Nummer'. Wenn Sie das 'Fragezeichen' anklicken, wird Ihnen die nächste freie Nummer angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Button 'OK' oder brechen Sie diese mit dem Button 'Abbruch' ab.
Auf der Karteikarte 'Basisdaten' hinterlegen Sie Daten, wie z. B. 'Name', 'Straße' und 'PLZ'. Hinterlegen Sie für die Adresse eine 'Kategorie' über das 'Fragezeichen', um später bei der Neuanlage einer Katalogadresse in den Stammdaten auf die verschiedenen Kategorien filtern zu können. Wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus oder fügen eine neue über den Button 'Werte bearbeiten' hinzu. Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Wertes auf den Button 'Notiz bearbeiten', der Cursor springt automatisch an die letzte Stelle. Definieren Sie nun die neue Kategorie. Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem grünen Haken. Um Statistiken nicht zu verfälschen, verzichten Sie bitte auf das Löschen von nicht mehr genutzten Kategorien. Verlassen Sie das Fenster mit dem Button 'Fenster schließen'. Nun können Sie die neu hinzugefügte Kategorie auswählen.
Setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox bei 'Fachtagung', wenn an die Adresse eine Einladung zu der Veranstaltung versandt werden soll. Die Checkbox bei 'Zeitung' nutzen Sie, wenn Sie an die Adresse regelmäßig Ihre Einrichtungszeitung versenden möchten.
Möchten Sie eine Adresse deaktivieren, setzen Sie bitte den Haken bei 'deaktiviert'.

Die Karteikarte 'Zusatzdaten' können Sie nach Ihren Wünschen und Bedarfen unter 'Administration - Programmeinstellungen - Felder 5' individuell konfigurieren. Weitergehende Informationen finden Sie in dem Artikel 'Felder 5 - freie Felder konfigurieren'. Setzen Sie den Haken bei 'markiert', wenn Sie die Adresse für einen 'Listen-/Seriendruck' kennzeichnen möchten. Möchten Sie mehrere Adressen mit einer Markierung versehen, können Sie dies über den Button 'Markierungen neu setzen' vornehmen. Sie können über das Dropdown-Menü die Auswahl auf geplante oder aktuelle Aufenthalte sowie einen Zeitraum beschränken. Über den Button 'Drucken' können Sie nun den Filter bei 'Markiert' auf 'Ja' setzen und eine Liste mit nur markierten Adressen generieren. Mit dem Button 'alle Markierungen löschen' entfernen Sie alle gesetzten Markierungen.

Um eine Adresse anzupassen, markieren Sie diese und klicken auf den Button 'Eintrag bearbeiten'. Anschließend nehmen Sie die Änderungen vor. Über den Button 'Datensatz löschen' können Sie vorhandene Adressen mit einer Löschmarkierung versehen. Haben Sie eine Adresse mit einer Löschmarkierung versehen, können Sie diese bis zum endgültigen Löschen mit dem Button 'Löschmarkierung entfernen' wieder reaktivieren.
Möchten Sie Einzeldrucke oder Listen-/Seriendrucke nutzen, wählen Sie bitte den Button 'Drucke'. Zum Aktualisieren der Ansicht klicken Sie auf den Button 'Aktualisieren'. Benötigen Sie Hilfe und möchten sich einen Infothek-Artikel anschauen, klicken Sie auf den Button 'Programm-Handbuch anzeigen'.

Nutzen Sie den Button 'Notiz', um weitergehende Informationen zu dokumentieren. Klicken Sie zuerst auf den Button 'Bearbeiten' und fügen mit dem Button 'Datum einfügen' einen Zeitstempel hinzu. Schreiben Sie nun Ihre Notiz oder fügen diese über den Button 'Einfügen' in der Multifunktionsleiste, über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder mit der Tastenkombination 'STRG+v' ein. Ebenfalls können Sie markierte Texte über den Button 'Kopieren' in der Multifunktionsleiste, über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder mit der Tastenkombination 'STRG+c' kopieren. Zum Ausdrucken der Notizen nutzen Sie den Button 'Drucken'. Ihre Eingaben speichern Sie mit dem Button 'Bestätigen' oder verwerfen diese mit 'Abbrechen'.

Klicken Sie auf das 'Fragezeichen' hinter 'Suchname' steht Ihnen die Kopierfunktion der Adresse zur Verfügung. Möchten Sie sich auch die deaktivierten Adressen anzeigen lassen, setzen Sie bitte den Haken bei 'Deaktivierte mit anzeigen'.