Stammdaten

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Die Stammdaten enthalten alle wesentlichen Informationen zu einem Aufenthalt. Von 'Name' und 'Adresse', über Kontakt- und Aufenthaltsdaten, über den 'Leistungsträger' bis hin zu Begleitpersonen. Die Stammdaten sind auf Grund der Vielfalt an zu hinterlegenden Informationen in verschiedene Karteikarten aufgeteilt.


Die Stammdaten rufen Sie beim Aufenthalt auf der Lasche 'Stammdaten' auf.
Grundsätzlich gilt, dass die Optik der Stammdaten in Bezug auf die Positionen der Datenfelder fest vorgegeben ist. Die Titel der einzelnen Felder werden bei der Einführung von PATFAK mit dem jeweiligen Konfigurationsteam entsprechend festgelegt. Felder wurden ggf. umbenannt, andere ausgeblendet. Daher unterscheiden sich die Stammdaten in der Optik je nach Einrichtung und ob Sie ein PATFAK oder PATFAK ambu nutzen.
Da auch Karteikarten umbenannt werden können, kann es gut möglich sein, dass die im Folgenden beschriebenen Karteikarten bei Ihnen anders benannt sind.

Es besteht die Möglichkeit, in den Stammdaten auch selbstständig, gewisse Felder mandantenübergreifend ein- und auszublenden bzw. umzubenennen. Informationen hierzu finden Sie im Artikel 'Konfiguration freier Felder'.

Ihnen stehen in den Stammdaten verschiedene Arten von Feldern zur Verfügung: Neben reinen Textfeldern, können Sie z.B. in einem Dropdown-Feld, wie 'Geschlecht', eine Antwort aus einer vorgegebenen Auswahl definieren. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Daten aus einem Schlüsselfeld auszuwählen. Diese sind mit einem Fragezeichen gekennzeichnet. Bei einem Klick auf das Fragezeichen wird Ihnen ebenfalls eine Auswahl an Antworten angeboten, mit dem Unterschied, dass die Antwortmöglichkeiten von Ihnen konfigurierbar sind, im Gegensatz zu den Dropdown-Feldern, die vom Programm fest vorgegeben sind. Zudem stehen Checkboxen, Anhakfelder, zur Verfügung und auch Felder zur Eingabe eines Datums.

Karteikarte 'Basisdaten'
In den 'Basisdaten' erfassen Sie alle wesentlichen persönlichen Informationen zu einem Aufenthalt. Neben den persönlichen Daten einschließlich Anschrift, Kontaktdaten und Bankverbindung können Sie auch behandlungsrelevante Informationen erfassen. Dazu gehören die Gruppenzugehörigkeit, der Einzeltherapeut, aber auch eine mögliche Mail-, oder Auskunftssperre oder ob die Katamnese verweigert wird.

Karteikarte 'Sozialdaten'
In den 'Sozialdaten' kann der Vermittler erfasst werden, aber auch Daten zur Erwerbstätigkeit und zu Bora bei Aufnahme bzw. bei Entlassung.

Karteikarte 'Adressdaten'
Hier kann eine beliebige Anzahl von individuellen Adressen zum Aufenthalt ebenso wie Katalogadressen hinterlegt werden. Individuelle Adressen zum Aufenthalt können Bezugspersonen, der Hausarzt, gesetzliche Betreuer oder andere Personen sein, die nur für diesen Aufenthalt relevant sind. Katalogadressen werden zentral erfasst und können dem Aufenthalt nach Bedarf zugeordnet werden. Beispiele hierfür sind Praktikumsplätze, Fachärzte, aber auch Staatsanwaltschaften oder Jugendämter.
Um eine Individual- oder auch eine Katalogadresse anzulegen, wählen Sie im jeweiligen Bereich den Button 'Neueingabe einer Individual-Adresse' oder 'Neueingabe einer Katalog-Adresse'. Zum Bearbeiten einer bereits vorhandenen Adresse nutzen Sie die Buttons 'Individual-Adresse ändern' oder 'Kataloge-Adresse ändern'. Zum Entfernen einer Adresse wählen Sie im entsprechenden Bereich 'Eintrag löschen'. Der Button 'Adressdaten zum markierten Eintrag anzeigen' mit dem Glühbirnensymbol ermöglicht es Ihnen, dass Sie alle zur markierten Adresse hinterlegten Informationen angezeigt bekommen.

Karteikarte 'Medizin':
Auf der Karteikarte 'Medizin' können medizinisch relevante Informationen, wie die Krankenversicherung und die entsprechende Versicherungsnummer erfasst werden. Dazu können Ärzte und bis zu 3 Indikationen erfasst werden.

Karteikarte 'Behandlung' (im PATFAK ambu ist diese Karteikarte oft in 'Behandlungsbeginn' umbenannt):
Auf dieser Karteikarte erfassen Sie den oder die Leistungsträger. Bei Bedarf ist eine prozentuale Aufteilung auf jeweils bis zu 3 Leistungsträger möglich. Bei den Leistungsträgern erfassen Sie die Aufteilung über den Button '% Aufteilung', bei den Nebenkosten-Leistungsträgern über den Button 'weitere NkoLtr.'.
Zudem werden hier die Daten zum Aufenthalt erfasst: von der 'Anmeldung', über 'Zusage' und 'Aufnahme' bis hin zu 'Kostenzusage bis'. Auch organisatorische Daten wie Aktenzeichen, Versicherungsnummer oder Maßnahmenummer und Buchhaltungskennzeichen können hier hinterlegt werden.
Die zur Verfügung stehenden Datumsfelder verfügen zudem, wenn Sie auf das Kalenderblatt hinter dem Feld klicken, über eine Rechenfunktion. Nutzen Sie dazu den Button 'Datum berechnen' mit dem Taschenrechner-Symbol rechts unten. Sie haben nun die Möglichkeit anzugeben, wie viele Tage, Wochen, Monate oder Jahre Sie in die Zukunft oder Vergangenheit rechnen wollen. Wollen Sie in die Zukunft rechnen, nutzen Sie das Plussymbol, für die Vergangenheit nutzen Sie das Minus. Danach bestätigen Sie das Ganze mit dem grünen Häkchen.

Karteikarte 'Entlassung' (im PATFAK ambu ist diese Karteikarte oft in 'Betreuungsende' umbenannt):
An dieser Stelle werden alle entlassungsrelevanten Daten erfasst, einschließlich der 'Entlassungsart' und 'Arbeitsfähigkeit'. Ist der Leistungsträger budgetiert, werden auch die Budget-Informationen hier erfasst. Zudem werden auf dieser Karteikarte die Adressinformationen des Aufenthaltes bei Aufnahme und bei Entlassung ausgewiesen. Adressdaten pflegen Sie aber niemals an dieser Stelle. Adressdaten werden immer in den Stammdaten auf der Karteikarte 'Basisdaten' hinterlegt. PATFAK schreibt bei Aufnahme, wenn eine Adresse in den 'Basisdaten' hinterlegt ist, automatisch auf die Karteikarte 'Entlassung' die entsprechenden Kontaktinformationen. Bei Entlassung wird die Adresse, die zum Zeitpunkt der Entlassung in den 'Basisdaten' hinterlegt war, in das Feld 'gültige Adresse bei Entlassung' eingefügt. Die aktuelle Adresse des Aufenthaltes, auch nach der Entlassung, pflegen Sie immer in den Basisdaten (u.a. für Einladungen zu Ehemaligentreffen etc.), sehen aber auf der Karteikarte 'Entlassung' immer, welche Adresse bei Aufnahme und Entlassung Gültigkeit hatte. Um eine Entlassung auszuführen, muss nach der Eingabe des Entlassungsdatums und der 'Entlassungsart' die Akte zuerst gespeichert und dann der Button 'Entlassung ausführen' genutzt werden.

Karteikarte 'Verlauf':
Diese Karteikarte enthält neben 6 Datumsfeldern, zu denen auch jeweils 2 Bemerkungen hinterlegt werden können, auch bis zu 10 Checkboxen.


Neben diesen Karteikarten gibt es weitere, die je nach Konfiguration Ihres PATFAKs aktiviert sein können. Dazu gehört die Karteikarte 'Phasen', auf der bei Nutzung des Phasenmodels der zeitliche Ablauf der jeweiligen Phasen dokumentiert wird. Die Karteikarte 'Beziehungen' kann genutzt werden, um Akten, die eine Verbindung zueinander haben, z.B. bei Ehepaaren, miteinander zu verknüpfen. Auf der Karteikarte 'Begleitung' können Begleitpersonen erfasst werden. Nutzen Sie zur Neuanlage den Button 'Begleitperson eingeben', zum Bearbeiten einer bereits angelegten Begleitperson den Button 'Eintrag ändern' und zum Entfernen 'Eintrag löschen'.

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