Stammdaten

Die Stammdaten enthalten alle wesentlichen Informationen zu einem Aufenthalt. Von 'Name' und 'Adresse', über Kontakt- und Aufenthaltsdaten, über den 'Leistungsträger' bis hin zu Begleitpersonen. Die Stammdaten sind auf Grund der Vielfalt an zu hinterlegenden Informationen in verschiedene Karteikarten aufgeteilt.

Die Stammdaten rufen Sie beim Aufenthalt auf der Lasche 'Stammdaten' auf.

Grundsätzlich gilt, dass die Optik der Stammdaten in Bezug auf die Positionen der Datenfelder fest vorgegeben ist. Die Titel der einzelnen Felder werden bei der Einführung von PATFAK mit dem jeweiligen Konfigurationsteam entsprechend festgelegt. Felder wurden ggf. umbenannt, andere ausgeblendet. Daher unterscheiden sich die Stammdaten in der Optik je nach Einrichtung und ob Sie ein PATFAK oder PATFAK ambu nutzen.
Da auch Karteikarten umbenannt werden können, kann es gut möglich sein, dass die im Folgenden beschriebenen Karteikarten bei Ihnen anders benannt sind.

Es besteht die Möglichkeit, in den Stammdaten auch selbstständig, gewisse Felder mandantenübergreifend (!) ein- und auszublenden bzw. umzubenennen. Informationen hierzu finden Sie in den Artikeln 'Felder 1 - freie Felder konfigurieren', 'Felder 2 - freie Felder konfigurieren' und 'Felder 3 - freie Felder konfigurieren'.

Ihnen stehen in den Stammdaten verschiedene Arten von Feldern zur Verfügung: Neben reinen Textfeldern, können Sie z.B. in einem Dropdown-Feld, wie 'Geschlecht', eine Antwort aus einer Auswahl definieren. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Daten aus einem Schlüsselfeld auszuwählen. Diese sind mit einem Fragezeichen gekennzeichnet. Bei einem Klick auf das Fragezeichen wird Ihnen ebenfalls eine Auswahl an Antworten angeboten. Zudem stehen Schieberegler und Checkboxen (Anhakfelder) zur Verfügung und auch Felder zur Eingabe eines Datums.

Karteikarte 'Basisdaten'
In den 'Basisdaten' erfassen Sie alle wesentlichen persönlichen Informationen zu einem Aufenthalt. Neben den persönlichen Daten einschließlich Anschrift und Kontaktdaten können Sie auch behandlungsrelevante Informationen erfassen. Dazu gehören z.B. die Gruppen-/Berater*innen-Zugehörigkeit, der/die Einzeltherapeut*in, aber auch eine mögliche Verweigerung von telefonischen, E-Mail- oder SMS-Kontakten oder ob die Katamnese verweigert wird.

Karteikarte 'Soziales und Finanzen'
Auf dieser Karteikarte können Angaben zum Vermittler (*nicht im PATFAK ambu), aber auch Daten zur Erwerbstätigkeit und zu Bora bei Aufnahme bzw. bei Entlassung hinterlegt werden, genau wie die Bankdaten des Aufenthaltes. Beim Hinterlegen eines Vermittlers steht Ihnen in dem sich öffnenden Fenster eine Such-Funktion und die Option, Vermittler als Favoriten zu kennenzeichen, zur Verfügung. Klicken Sie hierzu die gewünschten Favoriten-Vermittler mit der rechten Maustaste an und wählen 'Zu Favoriten hinzufügen'.

Karteikarte 'Adressen'
Hier kann eine beliebige Anzahl von 'Individual-Adressen' ebenso wie 'Weitere Adressen' hinterlegt werden. Individual-Adressen können Bezugspersonen, der Hausarzt, gesetzliche Betreuer oder andere Personen sein, die nur für diesen Aufenthalt relevant sind. 'Weitere Adressen' werden zentral erfasst und können dem Aufenthalt nach Bedarf zugeordnet werden. Beispiele hierfür sind Praktikumsplätze, Fachärzte, aber auch Staatsanwaltschaften oder Jugendämter.
Um eine Individual- oder auch eine Weitere Adresse anzulegen, wählen Sie über 'Neu anlegen' entweder 'Individual-Adresse' oder 'Weitere Adresse'. Zum Bearbeiten einer bereits vorhandenen Adresse nutzen Sie den Button 'Bearbeiten'. Zum Entfernen einer Adresse wählen Sie 'Löschen'. 

Karteikarte 'Gesundheit':
Auf der Karteikarte 'Gesundheit' können medizinisch relevante Informationen, wie u.a. Arzt/Ärztin und bis zu 3 Indikationen, erfasst werden. Beim Hinterlegen von Ärzt*innen steht Ihnen in dem sich öffnenden Fenster eine Such-Funktion und die Option, Ärzt*innen als Favoriten zu kennenzeichen, zur Verfügung. Klicken Sie hierzu die gewünschten Favoriten-Ärzt*innen mit der rechten Maustaste an und wählen 'Zu Favoriten hinzufügen'.

Karteikarte 'Krankenkasse':
Auf der Karteikarte 'Krankenkasse' können neben der Krankenversicherung die Krankenversicherungsnummer und die voraussichtliche Gültigkeit der KV-Karte erfasst werden. Auch hier steht Ihnen beim Hinterlegen der Krankenkasse in dem sich öffnenden Fenster eine Such-Funktion und die Favoritenfunktion zur Verfügung. Klicken Sie hierzu die gewünschten Favoriten mit der rechten Maustaste an und wählen 'Zu Favoriten hinzufügen'. Darüber hinaus sehen Sie auf dieser Karteikarte bei der Verwendung der Telematik durch das Einlesen der eGK (elektronischen Gesundheitskarte), den Versicherungsstatus, seit wann und bis wann dieser gültig ist und wann die elektronische Gesundheitskarte eingelesen worden ist.

Karteikarte 'Behandlung' (im PATFAK ambu ist diese Karteikarte oft in 'Behandlungsbeginn' umbenannt):
Auf dieser Karteikarte erfassen Sie den oder die Leistungsträger. Bei Bedarf ist eine prozentuale Aufteilung auf jeweils bis zu 3 Leistungsträger möglich. Bei den Leistungsträgern erfassen Sie die Aufteilung über den Button '% Aufteilung', bei den Nebenkosten-Leistungsträgern über den Button 'weitere NkoLtr.'.
Zudem werden hier die Daten zum Aufenthalt erfasst: von der 'Anmeldung', über 'Zusage' und 'Aufnahme' bis hin zu 'Kostenzusage bis'. Auch organisatorische Daten wie Aktenzeichen, Versicherungsnummer oder Maßnahmenummer und Buchhaltungskennzeichen können hier hinterlegt werden.
Die zur Verfügung stehenden Datumsfelder verfügen zudem, wenn Sie auf das Kalenderblatt hinter dem Feld klicken, über eine Rechenfunktion. Nutzen Sie dazu den Button 'Datum berechnen' mit dem Taschenrechner-Symbol rechts unten. Sie haben nun die Möglichkeit anzugeben, wie viele Tage, Wochen, Monate oder Jahre Sie in die Zukunft oder Vergangenheit rechnen wollen. Wollen Sie in die Zukunft rechnen, nutzen Sie das Plussymbol, für die Vergangenheit nutzen Sie das Minus. Danach bestätigen Sie das Ganze mit dem grünen Häkchen.

Karteikarte 'Entlassung' (im PATFAK ambu ist diese Karteikarte oft in 'Betreuungsende' umbenannt):
An dieser Stelle werden alle entlassungsrelevanten Daten erfasst, einschließlich der 'Entlassungsart' und 'Arbeitsfähigkeit'. Ist der Leistungsträger budgetiert, werden auch die Budget-Informationen hier erfasst. Zudem werden auf dieser Karteikarte die Adressinformationen des Aufenthaltes bei Aufnahme und bei Entlassung ausgewiesen. Adressdaten pflegen Sie aber niemals an dieser Stelle. Adressdaten werden immer in den Stammdaten auf der Karteikarte 'Basisdaten' hinterlegt. PATFAK schreibt bei Aufnahme, wenn eine Adresse in den 'Basisdaten' hinterlegt ist, automatisch auf die Karteikarte 'Entlassung' die entsprechenden Kontaktinformationen. Bei Entlassung wird die Adresse, die zum Zeitpunkt der Entlassung in den 'Basisdaten' hinterlegt war, in das Feld 'gültige Adresse bei Entlassung' eingefügt. Die aktuelle Adresse des Aufenthaltes, auch nach der Entlassung, pflegen Sie immer in den Basisdaten (u.a. für Einladungen zu Ehemaligentreffen etc.), sehen aber auf der Karteikarte 'Entlassung' immer, welche Adresse bei Aufnahme und Entlassung Gültigkeit hatte. Um eine Entlassung auszuführen, muss nach der Eingabe des Entlassungsdatums und der 'Entlassungsart' die Akte zuerst gespeichert und dann der Button 'Entlassung ausführen' genutzt werden.

Karteikarte 'Verlauf':
Diese Karteikarte enthält neben 6 Datumsfeldern, zu denen auch jeweils 2 Bemerkungen hinterlegt werden können, auch bis zu 10 Checkboxen.

Neben diesen Karteikarten gibt es weitere, die je nach Konfiguration Ihres PATFAKs aktiviert sein können. Dazu gehört die Karteikarte 'Phasen', auf der bei Nutzung des Phasenmodels der zeitliche Ablauf der jeweiligen Phasen dokumentiert wird. Die Karteikarte 'Beziehungen' kann genutzt werden, um Akten, die eine Verbindung zueinander haben, z.B. bei Ehepaaren, miteinander zu verknüpfen. Auf der Karteikarte 'Begleitung' können Begleitpersonen erfasst werden. Nutzen Sie zur Neuanlage den Button 'Begleitperson eingeben', zum Bearbeiten einer bereits angelegten Begleitperson den Button 'Eintrag ändern' und zum Entfernen 'Eintrag löschen'. Um aus einer Begleitung eine eigene Akte anzulegen, verwenden Sie den Button 'Neuer Aufenthalt'.