Löschen von Altdaten

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Für die Anforderungen des Datenschutzes, alle Altdaten (z.B. älter als 10 Jahre) gesammelt löschen zu können, steht Ihnen in PATFAK die Funktion 'Löschen von Altdaten' zur Verfügung. Hierfür benötigen Sie eine separate Konfigurationsdatei, die kostenfrei ist.


Wenn Sie noch keine Konfigurationsdatei zum Löschen von Altdaten beantragt haben, ist standardmäßig das Löschen von Altdaten nach 99 Jahren voreingestellt. Um eigene Filter zur Löschung von Altdaten konfigurieren zu können, fordern Sie eine entsprechende Lizenz an, indem Sie unter 'Administration - Mandanten Einstellungen - Lizenzen' im Bereich 'Datenlöschung' den Button 'Ändern' anklicken. Es wird ein PDF-Formular mit Ihren mandantenspezifischen Informationen generiert, das Sie ausdrucken und unterschrieben an uns per Fax oder Mail senden. Nur wenn Sie eine Lizenz für 0 Jahre anfordern, können Sie im Anschluss eigene Filter definieren. Fordern Sie eine Lizenz für z.B. 10 Jahre an, steht Ihnen im Anschluss nur ein Standard-Filter für das Löschen von Altdaten nach 10 Jahren zur Verfügung.

Sobald wir das PDF erhalten haben, bekommen Sie von uns die angepasste Konfigurationsdatei per E-Mail zugesandt. Speichern Sie die Datei auf Ihrem PC. Lesen Sie diese anschließend unter 'Hilfe - Support Tools' und dort über 'Importiere Konfigurationsdatei' ein. Nach einem Neustart von PATFAK steht Ihnen die geänderte Konfiguration zur Verfügung.

Sofern Sie eine 0-Lizenz erhalten und eingelesen haben, können Sie nun eigene Filter zum Löschen von Altdaten definieren. Die Konfiguration dieser Filter erfolgt unter 'Administration - Mandanten Einstellungen - Filter für Löschungen'. Der 'Standard Filter' ist immer vorhanden, auch wenn Sie keine Lizenz zum Löschen von Altdaten eingelesen haben. Dieser kann nicht bearbeitet werden. Altdaten können nach 99 Jahren gelöscht werden. Haben Sie bereits eine Löschlizenz von z.B. 10 Jahren beantragt, können Sie mit dem 'Standard Filter' Altdaten nach 10 Jahren löschen.
Wenn Sie eine 0-Lizenz eingelesen haben, steht Ihnen nun der Button 'Neu anlegen' zur Verfügung. Geben Sie für den neuen Filter eine Bezeichnung ein und klicken Sie anschließend in den farblich abgesetzten Bereich 'Filter'. Der Filter wird sichtbar und nun können Sie im Feld 'Status' hinterlegen, ob Sie Altdaten von 'Ehemaligen', 'Geplanten mit Aufnahmedatum' oder 'Geplanten ohne Aufnahmedatum' löschen wollen. Tragen Sie anschließend im Feld 'Alter der Daten in Jahren' die Jahre ein, nach denen der Datensatz gelöscht werden soll. Haben Sie im 'Status' 'Ehemalige' ausgewählt, bezieht sich die Jahresangabe auf das Entlassungsdatum (Feldname ENTLASSUNG). Haben Sie im 'Status' 'Geplante mit Aufnahmedatum' ausgewählt, bezieht sich die Jahresangabe auf das 'Aufnahmedatum' (Feldname AUFNAHME). Haben Sie im 'Status' 'Geplante ohne Aufnahmedatum' gewählt, ist die Jahresangabe irrelevant. Es werden alle Geplanten, bei denen kein Aufnahmedatum eingetragen ist, gelöscht. Darüber hinaus haben Sie aber die Möglichkeit, noch weitere Bedingungen für das Löschen von Altdaten zu hinterlegen, z.B. dass nur Ehemalige, deren Entlassung länger als 2 Jahre zurückliegt und die in Gruppe 3 behandelt wurden, gelöscht werden sollen.
Klicken Sie hierzu wahlweise auf den Filterbutton unter der 'Bezeichnung' oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in den letzten farbigen Filterbereich unter der Angabe 'und' nach 'Alter der Daten in Jahren'. Wählen Sie die Option 'Neuer Ausdruck', um eine Bedingung hinzuzufügen. Klicken Sie in der neu hinzugefügten lilafarbenen Filteroption links auf den Button mit den 3 Punkten, öffnet sich ein neues Fenster. In diesem sehen Sie nun alle Bereiche, aus denen Sie eine Bedingung einfügen können. Öffnen Sie die Bereiche über den kleinen Pfeil oder suchen Sie nach einem Feldnamen durch Eingabe in das Suchfenster. (Den Feldnamen lesen Sie über die Tastenkombination 'Strg + Shift + F1' aus. Klicken Sie dazu in das entsprechende Feld, dessen Feldnamen Sie ermitteln wollen, z.B. in den Stammdaten, und nutzen die Tastenkombination. Der Feldname wird Ihnen dann angezeigt.) Sie haben die Möglichkeit, auch mehrere Bedingungen zu setzen. Wiederholen Sie dazu den Schritt zum Einfügen einer Bedingung. Speichern Sie anschließend den neuen Filter zum Löschen von Altdaten.

Das Löschen der Altdaten geschieht nicht automatisch. Es muss von Ihnen über den Menüpunkt 'Administration - Protokoll - Löschen von Altdaten' gestartet werden.
Während dieser Löschung darf niemand Weiteres in PATFAK angemeldet sein. Die Verantwortung für die Löschung liegt beim Ausführenden. Eine Wiederherstellung der Daten ist nicht möglich!

 

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