Freie Auswertungen konfigurieren

Die Freie Auswertung ermöglicht das Erstellen individueller Auswertungen auf Basis der im Programm vorhandenen Daten. Die Auswertungen werden in Tabellenform angezeigt. Für spezifische Layout-/Darstellungswünsche kann die Auswertung exportiert und in den gewünschten Programmen, z.B. in Excel, aufbereitet werden. Der Programmteil 'Freie Auswertung' setzt sich aus einem Konfigurationsbereich und einem Anwendungsbereich zusammen. Über den Konfigurationsbereich werden die Datengrundlagen der Auswertung, Darstellung und Filter definiert. 

Auswertungen konfigurieren Sie unter 'Konfiguration - Auswertungen konfigurieren'.
Eine Auswertung enthält immer mindestens eine Tabelle. Konfigurieren Sie daher zuerst alle relevanten Tabellen, um die auszuwertenden Datenfelder festzulegen, z.B. das Geschlecht oder die Nationalität, und im Anschluss erstellen Sie die gewünschte Auswertung mit dem Filter, der die auszuwertende Datenmenge festlegt (z.B. alle Ehemaligen des Vorjahres, die den Leistungsträger XY haben und die Behandlung regulär beendet haben). Die Konfiguration der Freien Auswertung besteht daher aus 2 Karteikarten: 'Tabellen' und 'Auswertungen'.

Karteikarte 'Tabellen'
Um eine neue Tabelle anzulegen, klicken Sie auf das weiße Blatt 'Neuen Datensatz anlegen'. Geben Sie Ihrer Tabelle zuerst im Textfeld 'Bezeichnung' einen Titel. Springen Sie mit der TAB-Taste ins Textfeld 'Bereich (Tabelle)'. An dieser Stelle können Sie, falls gewünscht und notwendig, Tabellen beliebig in verschiedene Bereiche gliedern, z.B. nach Mandanten. Standardmäßig wird hier 'Standard' ausgegeben. Klicken Sie erneut die TAB-Taste, um in die neu angelegte Tabelle zu gelangen.
Der Tabelle müssen auszuwertende Datenfelder hinzugefügt werden. Dafür klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Zeile unter der Tabelle. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie nun 'Feld einfügen …'. Daraufhin öffnen sich zwei neue Fenster: Neben dem Konfigurationsfenster selbst öffnet sich zudem sofort die Feldauswahl, um das gewünschte Datenfeld auszuwählen. Bestätigen Sie die Eingabe nach der Auswahl des Feldes mit dem grünen Haken und die Feldauswahl wird geschlossen. Die weitere Bearbeitung findet im Konfigurationsfenster statt:

• Bei 'Bezeichnung' steht der Titel des eingefügten Feldes.
• Um zu steuern, welche Spaltenüberschrift dieses Feld in der Ausgabe der Tabelle haben soll, passen Sie die Bezeichnung im Feld 'Ausgabebez.', das für 'Ausgabebezeichnung' steht, an.
• Jedem eingefügten Feld ist automatisch ein 'Typ' zugeordnet. Dieser kann ggf. von Ihnen, wenn angezeigt, angepasst werden.
• Im Feld 'Bereich' wird ausgegeben, wo dieses Datenfeld im Programm zu finden ist. 
• Im Dropdown-Menü des Feldes 'Formatierung' legen Sie fest, wie die Zahlenwerte ausgegeben werden sollen. 
• Mit dem Feld 'Position' steuern Sie, in welcher Reihenfolge die Spalten in der Tabelle ausgegeben werden sollen. Das Feld mit der kleinsten Zahl wird ganz links ausgegeben. Empfehlenswert ist hier die Vergabe in 10er Schritten, um bei Bedarf nachträglich notwendige Spalten dazwischen einfügen zu können. 
• Haben Sie nicht das richtige Datenfeld gewählt und möchten ein neues aussuchen, klicken Sie auf den Button '…' hinter 'Datenfeld'. Es öffnet sich erneut die Feldauswahl. 
• In der Tabelle 'Untere Grenze >=/<Obere Grenze' legen Sie Eingrenzungen, Gruppierungen fest. 

Bestätigen Sie die Eingabe mit 'OK' oder brechen diese mit 'Abbrechen' ab. 

Um die Tabelle nachträglich zu bearbeiten, öffnen Sie diese und klicken Sie eines der eingefügten Felder mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich wieder das Kontextmenü und Ihnen stehen u.a. die Optionen 'Feld bearbeiten…' und 'Feld löschen…' als weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können über 'Feld einfügen…' der Tabelle weitere Felder hinzufügen.
Über 'Vorschau' können Sie sich das Ergebnis anzeigen lassen. Diese Vorschau berücksichtigt stets die aktuellen Aufenthalte.
Tabellen können zudem exportiert und in eine andere PATFAK-Installation importiert werden. Beachten Sie hierbei, dass PATFAK light-Tabellen nur in PATFAK light-Installationen importiert werden können. Klicken Sie hierzu mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Tabelle und wählen 'Tabelle exportieren'.
Über den Button 'Tabellen oder Auswertungen importieren' können Tabellen importiert werden. Sollten in Ihrem PATFAK bereits gleichnamige Tabellen vorhanden sein, werden diese Tabellen mit einer Erweiterung durch eine Ziffer zusätzlich neu angelegt.

Karteikarte 'Auswertungen':
Im Anwendungsbereich stehen Ihnen nur Auswertungen, aber keine Tabellen zur Verfügung. Daher müssen Tabellen, wenn diese im Anwendungsbereich zur Verfügung stehen sollen, immer mit einer Auswertung verknüpft sein. Um die Tabelle mit einer Auswertung zu verknüpfen, wechseln Sie auf die Karteikarte 'Auswertungen'.

Mit einem Klick auf das weiße Blatt 'neuen Datensatz anlegen' oder alternativ mit einem Rechtsklick im linken Fenster und der Option 'Auswertung einfügen' können Sie eine neue Auswertung anlegen. Geben Sie bei 'Bezeichnung' den Titel der Auswertung an. Springen Sie mit der TAB-Taste ins Textfeld 'Bereich (Auswertung)'. Hier können Sie die Auswertungen beliebig in verschiedene Bereiche gliedern, z.B. Managementbericht, oder z.B. auch mandantenbezogen benennen. Im Dropdown-Feld 'Freigabe' entscheiden Sie, wer diese Auswertung durchführen darf. Es kann ein fester Benutzer oder auch eine Verteilerliste hinterlegt werden. Lassen Sie dieses Feld frei, wenn alle Benutzer, die Zugriff auf den Anwendungsbereich haben, diese Auswertung durchführen dürfen.
Im unteren linken Fenster finden Sie die erstellten Auswertungen, im rechten Fenster stehen Ihnen zwei Karteikarten zur Verfügung.
Wenn Sie im linken Fenster eine Auswertung markiert haben, können Sie im rechten Fenster auf der Karteikarte 'Tabellen' durch Anhaken der Checkbox die entsprechende Tabelle mit der Auswertung verknüpfen. Einer Auswertung können mehrere Tabellen zugewiesen sein. Über das Feld 'Position' steuern Sie die Reihenfolge der Karteikarten: Jede Tabelle wird als eigene Karteikarte innerhalb der Auswertung ausgegeben. Je kleiner die Zahl im Feld 'Position' ist, desto weiter links wird sie angezeigt. 

Auf der Karteikarte 'Filter' legen Sie die auszuwertende Datenmenge fest.
Standardmäßig ist der aktuelle Mandant voreingestellt, dies kann verändert werden. Mit einem Klick auf den Button 'Neuanlage' oder mit einem Rechtsklick auf die untere grüne Zeile erhalten Sie das Kontextmenü, über das Ihnen verschiedene Filteroptionen, z.B. 'Neuer Ausdruck', 'Neuer geklammerter Bereich' oder 'Filter auf Zeitraum' zur Verfügung stehen. Hier können Sie zudem die Option 'Sperre setzen / entfernen' auswählen. Mit der Sperre verhindern Sie, dass im Anwendungsbereich diese Filteroption verändert werden kann. Gesperrte Filter erscheinen in hellgrauer Schrift.
Fügen Sie weitere Filter über 'Neuer Ausdruck' und/oder 'Neuer geklammerter Bereich' hinzu, werden diese standardmäßig mit einem 'und' verbunden. Durch einen Klick auf den Button '…' hinter dem 'und' kann die Option auf 'oder' geändert werden. 
Um eine Auswertung zu löschen, klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Auswertung und wählen 'Auswertung löschen'.
Über einen Rechtsklick und die Option 'Vorschau' können Sie sich diese anzeigen lassen. Bei der Vorschau auf eine Auswertung wird, im Gegensatz zur Vorschau auf eine Tabelle, der erstellte Filter berücksichtigt. 

Diese Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Auswertungen können exportiert und in eine andere PATFAK-Installation importiert werden. Beachten Sie hierbei, dass PATFAK light-Auswertungen nur in PATFAK light-Installationen importiert werden können. Klicken Sie hierzu mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Auswertung und wählen 'Auswertung exportieren'.
Über den Button 'Tabellen oder Auswertungen importieren' können Sie eine Auswertung importieren. Importierte Auswertungen, die Filter enthalten, werden mit den entsprechenden Filtern angelegt. Haben importierte Auswertungen verknüpfte Tabellen, werden diese ebenfalls angelegt.

Tipps für das Erstellen von Auswertungen

• Der Name eines Datenfeldes kann mit der Tastenkombination 'STRG+SHIFT+F1' ermittelt werden.
• Der 'Filter auf Zeitraum' betrachtet immer alle Fälle (Geplante, Aktuelle, Ehemalige). Es muss ggf. auf das Datenfeld 'Status' gefiltert werden. Folgende Felder werden betrachtet:
  • Aufnahme: Aktuelle\AUFNAHME; Geplante\VORAUF; Ehemalige\AUFNAHME
  • Entlassung: Aktuelle\ENTLASSUNG; Geplante\VORENTLASS; Ehemalige\ENTLASSUNG
  • voraussichtliche Entlassung: Aktuelle\VORENTLASS; Geplante\VORENTLASS; Ehemalige\VORENTLASS
  • Anmeldung: Aktuelle\ANDATUM; Geplante\ANDATUM; Ehemalige\ANDATUM
  • Zusagedatum: Aktuelle\ZUSAGEVOM; Geplante\ ZUSAGEVOM; Ehemalige\ZUSAGEVOM
  • Kostenzusage bis: Aktuelle\ZUSAGEBIS; Geplante\ZUSAGEBIS; Ehemalige\ZUSAGEBIS
• Einmalkontakte = Filter auf das Feld '2.6.2' Kontaktzahl = 1 (und Fall ist beendet)
• Filter Termine: Das Feld 'Beginnt am' betrachtet Datum und Uhrzeit. Das Feld 'Datum' betrachtet nur das Datum ohne die Uhrzeit.
• Auswertung Termine: Es werden alle Terminarten mit Bezug zu einem Aufenthalt betrachtet. Das betrifft z.B. auch Systemeinträge (RDLSYS), die PATFAK automatisch in den Kalender schreibt. Diese können mit dem Filter 'Terminarten - Schlüssel ungleich RDLSYS' herausgefiltert werden. Das betrifft ebenfalls die Terminart 'Zielvorgabe (7)' und die Terminart 'Phase (8)'. Diese können mit dem Filter 'Terminarten - Art ungleich 7' und 'Terminarten - Art ungleich 8' herausgefiltert werden.
• Auswertung Termine in einem bestimmten Zeitraum: Um die Termine, die in einem bestimmten Zeitraum stattgefunden haben, auszuwerten, muss die Auswertung auf das Termindatum ('Termine-Datum') gefiltert werden, nicht auf den Aufenthaltszeitraum der Klienten ('Datum größer gleich xxx' und 'Datum kleiner gleich yyy').
• Aufenthaltsdauer: bei Geplanten immer 0, bei Aktuellen von der Aufnahme bis heute, bei Ehemaligen von Aufnahme bis Entlassung
• Wartezeit in Tagen: bei Geplanten immer 0, bei Aktuellen und Ehemaligen von der Kostenzusage bis zur Aufnahme, bei fehlender Angabe zur Kostenzusage 0
• In einer PATFAK-Mandantenversion sind die Auswertungen mandantenübergreifend. Durch eine Sperrung auf den Filter 'Mandant=Aktueller Mandant' sorgt man dafür, dass nur die Daten des gerade geöffneten Mandanten ausgewertet werden können.