Excel-Makro

Im Dokumentenmanager kann mit Hilfe des Excel-Makros direkt auf Daten, die in PATFAK erfasst wurden, zugegriffen werden. Beim Starten der aufenthaltsbezogenen Excel-Mappe werden die Daten automatisch aktualisiert und müssen nicht mehr manuell eingetragen werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Excelfunktionen auf die eingelesenen Daten anzuwenden.

Aktivieren Sie zuerst die Makro-Sicherheitsstufe:
Klicken Sie in Ecxel oben links auf 'Datei' und wählen 'Optionen' aus. Gehen Sie im linken Fenster auf 'Sicherheitscenter/Trust Center'. Klicken Sie nun auf den Button 'Einstellungen für das Sicherheitscenter/Trust Center'. 
Gehen Sie in die 'Makroeinstellungen' im linken Fenster und setzen die Markierung bei 'Alle Makros, außer digital signierten Makros deaktivieren'. Des Weiteren setzen Sie das Häkchen bei 'Zugriff auf das VBA-Projektmodell vertrauen'. Bestätigen Sie das Trust Center mit 'OK'. 
Wählen Sie im linken Fenster die Option 'Erweitert' aus und scrollen zum Menüpunkt 'Allgemein'. Hier entfernen Sie bitte den Haken bei 'Andere Anwendungen ignorieren, die Dynamischen Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) verwenden'. Bei 'Beim Start alle Dateien öffnen in:' geben Sie folgenden Pfad ein 'Ihr PATFAK-Verzeichnis\DOK\VORLAGEN\RDL_EXCEL' und ersetzen den ersten Teil 'Ihr PATFAK-Verzeichnis' durch den tatsächlichen Pfad, an dem Ihr PATFAK zu finden ist. Bestätigen Sie die Eingabe mit 'OK'. Systemadministratoren können die Einstellung zur Zulassung signierter Makros per Gruppenrichtlinie ermöglichen, sodass nicht jeder Benutzer diese aktivieren muss.

Legen Sie nun die Dokumenten Vorlage an:
Eine Vorlage für ein Excel-Dokument erstellen Sie unter 'Konfiguration - Dokumenten Vorlage'. Wählen Sie zuerst ein Vorlagen-Verzeichnis aus, in dem die gewünschte neue Excel-Vorlage angelegt werden soll. Importieren Sie diese oder legen Sie sie mit einem Klick auf das weiße Blatt 'neues Dokument anlegen' neu aus einer bestehenden Vorlage an. 
Öffnen Sie die Datei und fügen Sie ein weiteres Tabellenblatt hinzu. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Tabellenblatt und wählen den Button 'Umbenennen'. Geben Sie der Tabelle die Bezeichnung 'RDLImport' und beachten Sie bitte die Groß- und Kleinschreibung. Speichern Sie das Dokument über die Diskette und schließen es. 
Nach erneutem Öffnen steht Ihnen nun die Karteikarte 'Add Ins' zur Verfügung und Sie können die gewünschten Platzhalter über den Button 'Platzhalter einfügen' setzen. 
Klicken Sie im Anschluss auf das Tabellenblatt 'RDLImport' mit der rechten Maustaste und wählen 'Ausblenden'. Die Karteikarte ist nun unsichtbar und Anwender können die Verbindung durch fehlerhafte Eingaben nicht aufheben. 
Für einen besseren Überblick, in welche Zelle ein Platzhalter eingefügt ist, können die Platzhalter markiert werden. Gehen Sie hierfür auf 'Add Ins' und wählen den Button 'Platzhalter Markieren' aus. Die Platzhalter werden nun mit einer Farbe hinterlegt. 

Um in der Anwendung die automatische Aktualisierung der Daten auszuschalten, klicken Sie den Button 'Platzhalter fixieren' an. Das Makro wird getrennt und keine weitere Aktualisierung ist mehr möglich. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden. 

Die aufenthaltsbezogene Excel-Mappe kann auch bei geschützten Tabellenblättern verwendet werden. Die Aktualisierung mit PATFAK wird nicht beeinträchtigt. Das Einfügen von Platzhaltern in ein geschütztes Blatt ist möglich, wenn die ausgewählte Zelle nicht gesperrt ist. Für das Markieren darf kein Schutz auf dem aktuellen Tabellenblatt liegen. Beim Fixieren dürfen nur Tabellenblätter geschützt sein, in denen keine Zellen mit Platzhaltern vorhanden sind. Das Speichern als Vorlage ist immer möglich, der Dokumentenschutz wird mit übernommen.