Dokumente beim Aufenthalt neu anlegen

Der Dokumentenmanager dient der Organisation aufenthaltsbezogener Dokumente und übernimmt dabei deren Ablage. Hierzu sind keine Kenntnisse im Windows-Explorer notwendig. Dadurch ist es auch für ungeübte Anwender*innen einfach, Dokumente zu erstellen und wiederzufinden.
Starten Sie den Dokumentenmanager durch den Aufruf der Lasche 'Dokumente' beim Aufenthalt. Dort werden Ihnen, je nach Konfiguration, verschiedene Dokumentenbereiche angezeigt.

Um ein Dokument neu anzulegen, entscheiden Sie zuerst, in welchem Dokumentenbereich es abgelegt werden soll und öffnen diesen mit einem Doppelklick.

Zur Neuanlage eines Dokumentes wählen Sie den Button 'Neu anlegen'. Es öffnet sich daraufhin der Vorlagenordner, aus dem Sie die entsprechende Dokumenten-Vorlage auswählen. Eine 'Dokumenten-Vorlage' ist die Grundlage für ein neues, aufenthaltsbezogenes Dokument. 

Zur Auswahl der passenden Dokumenten-Vorlage können Sie die Suche verwenden. Geben Sie im Multifunktionsmenü 'Suchen' in das Feld 'Vorlage' den gewünschten Suchbegriff ein. Darüber hinaus können Sie die häufig von Ihnen verwendeten Dokumenten-Vorlagen als Favoriten hinterlegen. Markieren Sie die gewünschte Dokumenten-Vorlage und wählen Sie per Rechtsklick 'Zu Favoriten hinzufügen' aus. Bei der nächsten Neuanlage eines Dokumentes werden Ihnen zuerst die Favoriten angeboten, Sie können aber jederzeit auf die Karteikarte 'Alle' wechseln.

Bestätigen Sie nun die ausgewählte Dokumenten-Vorlage wahlweise mit dem Button 'Bestätigen', der Ihnen auch per Rechtsklick zur Verfügung steht. Wollen Sie das Dokument direkt bei der Neuanlage umbenennen, nutzen Sie den Rechtsklick auf die entsprechende Dokumenten-Vorlage und wählen Sie die Option 'Bestätigen & umbenennen'. Geben Sie danach in dem sich öffnenden Fenster den gewünschten Titel ein. Die Textverarbeitung, bzw. das mit der Vorlage verbundene Programm, startet automatisch.

Nun können Sie das neu angelegte, aufenthaltsbezogene Dokument bearbeiten. Sie können z.B. vorhandenen Text löschen, verändern oder auch neu schreiben.
Die am Anfang ausgewählte Dokumenten-Vorlage bleibt von diesen Veränderungen unberührt. Die Veränderungen des Dokuments beziehen sich ausschließlich auf das für diesen Aufenthalt erstellte Dokument.
Sollten in einem Word-Dokument mittels des Makros Platzhalter gesetzt sein, kann direkt auf Daten, die in PATFAK erfasst wurden, zugegriffen werden. Diese Daten, z.B. der Name oder die Anschrift, Aufnahmedatum usw. sind bei der Neuanlage des Dokumentes dann bereits enthalten. Weiterführende Informationen finden Sie im Artikel 'Word Makro'. Auch bei PDF-Formularen ist ein automatisches Einlesen von aufenthaltsbezogenen Daten möglich. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie im Artikel 'PDF-Formulare im Dokumentenmanager'.

Hinweise zum Speichern:
Speichern Sie PDF-Formulare, die Sie mit dem Adobe Reader öffnen, ausschließlich mit der Funktionalität 'Speichern' oder nutzen Sie alternativ die Tastenkombination 'strg' und 's'. Nutzen Sie nicht 'Speichern unter' und auch nicht das X zum Schließen eines Dokumentes, um eine Speicherabfrage zu erhalten. Nur durch die Benutzung der Funktionalität 'Speichern' oder die entsprechende Tastenkombination werden die Informationen beim Schließen des Dokumentes korrekt in die Datenbank geschrieben und sind beim nächsten Aufruf vorhanden.
Zum Speichern von Word-Dokumenten nutzen Sie der Funktionalität 'Speichern' oder alternativ die Tastenkombination 'strg' und 's'. Bei Word-Dokumenten können Sie zum Speichern auch das X zum Schließen eines Dokumentes nutzen, um eine Speicherabfrage zu erhalten. Wählen Sie dann im sich öffnenden Fenster den Button 'Speichern'.

Beachten Sie bitte zudem noch Folgendes:
Word-Dokumente dürfen nicht passwortgeschützt sein! Wenn das Dokument einen Passwortschutz besitzt, kann beim Öffnen das Makro nicht verknüpft werden und es wird der 'Laufzeitfehler 5485' ausgegeben. Das Dokument kann dann nicht verwendet werden. 
Zudem werden Dokumente in veralteten Formaten, z.B. '.doc', nicht unterstützt. Lassen Sie daher die Dokumenten-Vorlage in ein aktuell gültiges Format, z.B. '.docx', umwandeln.