Datensammlungen

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Neben der Standardjahresauswertung im Rahmen der Deutschen Suchthilfestatistik können Sie weitere, unter anderem bundeslandbezogene, Datensammlungen mit PATFAK ausführen.
Nehmen Sie sich Zeit für die Datensammlung: Das Einsammeln, Prüfen und Aufbereiten der Daten kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Aggregierung der Daten für die Deutsche Suchthilfestatistik durch das Tool des IFT kann auch auf schnellen Rechnern durchaus über Stunden, auf Grund der neuen Datenstruktur sogar Tage dauern.


Vorbereitung
Prüfen Sie die Vollständigkeit der KDS-F-Daten bereits im Vorfeld durch das Einblenden der Spalte 'BaDo' im PATFAK-Grid, um sich den Status des Bado-Bogens anzeigen zu lassen. Es gilt folgende Symbolik: rot = unbearbeitet, gelb = in Bearbeitung, grün = abgeschlossen. Ein Bogen kann erst durch die Eingabe eines Abschlussdatums unter ‘Daten vollständig am‘ abgeschlossen werden, wenn die Behandlung beendet und die Pflicht-Items ausgefüllt worden sind.

Für die Datenlieferung zur Deutschen Suchthilfestatistik ist zusätzlich ein Einrichtungsbogen (KDS-E) erforderlich. Diese Einrichtungsdaten pflegen Sie unter ‘Konfiguration - Einrichtungsbogen'. Für die Deutsche Suchthilfestatistik muss dieser Bogen vollständig ausgefüllt sein. Die Auswahl 'keine Angabe' führt zu Fehlermeldungen bei der Aggregierung. Das Aggregierungsprogramm führt eine Prüfung auf die Einrichtungsdaten durch und meldet Ihnen ggf. fehlende Werte.
Die DBDD hat seit 2007 ein Einrichtungsregister aufgebaut. Wenn Sie an der Jahresauswertung 2007 teilgenommen haben und/oder im Register verzeichnet sind, wurde Ihnen Ihr Einrichtungs-Code mitgeteilt. Sollten Sie für eine oder mehrere Ihrer Einrichtungsarten bisher keinen Einrichtungscode erhalten haben, wenden Sie sich bitte per Mail an: register(at)ift.de. Bitte geben Sie den Einrichtungs-Code (4-stellig) in das dafür vorgesehene Feld im Einrichtungsbogen unter 'Konfiguration - Einrichtungsbogen' ein.
Einige Angaben für die Datensammlung werden den 'Mandanten Einstellungen' entnommen. Es sind die Einrichtungsart (stationär, teilstationär, ambulant), der Fachverband und das eingesetzte Dokumentationssystem sowie Kontaktdaten und das Bundesland. Diese Angaben steuern die Auswahl der möglichen Empfänger der Daten. Falls diese Angaben noch nicht gepflegt sind, sollten Sie dies vor der Datensammlung unter 'Administration - Mandanten Einstellungen' nachholen.


Durchführung
Starten Sie die Datensammlung über 'Auswertung - Datensammlung'.
Wählen sie zunächst die gewünschte Datensammlung. ACHTUNG: Sie müssen die Datensammlung für die verschiedenen Empfänger getrennt nacheinander durchführen, da jeweils unterschiedliche Daten eingesammelt werden und unterschiedliche Mindestanforderungen bestehen. Wählen Sie das entsprechende Auswertungsjahr. Optional können Sie die Datenmenge durch weitere Filter einschränken. Dies wird jedoch nicht empfohlen. Klicken Sie auf 'Überprüfen' um die Datensammlung zu starten.

Es werden nun automatisch alle Dokubögen auf die Angabe der Pflicht-Items geprüft. Sie erhalten die Information, wo ggf. noch Items fehlen. Der Übersichtlichkeit halber werden Ihnen die Informationen getrennt nach 'beendeten Betreuungen' und 'nicht beendeten Betreuungen' aufgelistet und jeweils zudem noch in 'Betroffene' und 'Angehörige' unterteilt. Klicken Sie auf 'Zeigen', um zu erfahren, wo genau die jeweiligen Angaben noch fehlen.
Das Ergebnis der Prüfung zur Datenqualität wird Ihnen angezeigt. Die grünen Zeilen erfüllen die Kriterien. Die gelben Zeilen weisen mehr fehlende Werte als wünschenswert auf, eine Datensammlung ist aber trotzdem möglich. Die roten Zeilen markieren Items, bei denen die Mindestanforderungen nicht erfüllt sind. Solange es rote Zeilen gibt, ist eine Datensammlung an diesen Empfänger nicht möglich.
Sind keine roten Zeilen vorhanden, klicken Sie auf den Button 'Exportieren', um mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Bitte beachten Sie: Die Anforderungen zur Datenqualität werden durch die Datensammlung definiert.

Die Datensammlung wurde nun durchgeführt und die Daten können versendet werden. Wählen Sie 'Speichern', um die Daten als ZIP-Datei auf Ihrem Computer abzulegen, auf einen Stick zu kopieren oder selbst zu versenden.
Bei den meisten Datensammlungen steht Ihnen direkt in PATFAK die Option 'Verschicken' zur Verfügung. Diese generiert automatisch eine E-Mail mit entsprechendem Anhang und Empfänger. Der Versand erfolgt durch Ihr E-Mail-Programm. Klicken Sie dafür auf 'Senden'.
Für die Datenlieferung an das IFT müssen Sie zuerst den Punkt 'IFT Aggregierung' starten, bevor Sie speichern und verschicken können.


Daten zur Deutschen Suchthilfestatistik (IFT) aggregieren
ACHTUNG! Die Aggregierung und der anschließende Versand per E-Mail kann extrem viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenden Sie sich bei Problemen bitte direkt an die GSDA oder das IFT.

Für die Datensammlung zur Deutschen Suchthilfestatistik (IFT) ist nach Ende der Aufbereitung noch ein weiterer Schritt erforderlich. Starten Sie das Aggregierungsprogramm des IFT über den Button 'IFT Aggregieren'. Dieses Programm bereitet die Daten nochmals in besonderer Weise auf.
Der Standardpfad für das Abspeichern der Ergebnisse ist ebenfalls voreingestellt und kann nicht geändert werden.
Bevor Sie die Aggregierung der Kerndaten starten können, müssen Sie in der Checkbox bestätigen, dass Sie die Daten des Einrichtungsbogens geprüft und gegebenenfalls aktualisiert haben. Zunächst wird über den Button 'Auswertung Kerndaten' eine Vollständigkeitsprüfung der Einrichtungsdaten gestartet. Ist der Einrichtungsbogen nicht komplett ausgefüllt, kann die Aggregierung nicht gestartet werden. Ergänzen Sie die im Zuge der Vollständigkeitsprüfung angemahnten Daten in ihrem Einrichtungsbogen und wiederholen dann den Export. Wenn der Einrichtungsbogen alle erforderlichen Daten enthält, haben Sie die Möglichkeit eine Missingwertprüfung der Kerndaten zu starten. Diese Prüfung ermittelt die derzeitige Höhe der fehlenden Angaben (Missing Values).
Die Aggregierung der Kerndaten durchläuft anschließend zahlreiche Durchgänge. Der aktuelle Stand wird in einem Fenster in der rechten oberen Ecke angezeigt. Nach Beendigung aller Durchläufe erscheint die Meldung ‘Aggregierung korrekt beendet‘. Der Versand der aggregierten Daten erfolgt ebenfalls durch das Aggregierungsprogramm selbst. Folgen Sie bitte den Anweisungen in der Anleitung 'IFT-Aggregierung'.


Besonderheiten beim Versand
Die E-Mail-Adressen für die manuelle Versendung der Daten:
Deutsche Suchthilfestatistik: doku(at)gsda.de
Fachverband 'buss': doku(at)redline-data.de
Fachverband Sucht e.V.: doku(at)redline-data.de
ambulante Angebote in Nordrhein-Westfalen (ISD): bado-nrw(at)isd-hamburg.de
ambulante Angebote in Schleswig-Holstein (ISD): bado-sh(at)isd-hamburg.de
Bado Hamburg: kein E-Mail-Versand erlaubt
ambulante Angebote in Berlin (IFT): doku(at)ift.de
NLS für Niedersachen: info(at)nls-online.de
ambulante Angebote in Brandenburg (SSB): doku(at)redline-data.de
ambulante Angebote in Brandenburg für Spieler (SSB): doku(at)redline-data.de
Sachbericht Land Bremen: johann.luecken(at)gesundheitsamt.bremen.de
Doku Stadt Stuttgart: doku(at)redline-data.de
Doku Stadt Freiburg: doku(at)redline-data.de

Nur für Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen:
Ambulante Einrichtungen aus Nordrhein- Westfalen, die die Daten an das ISD liefern, müssen die Daten nicht zusätzlich an das IFT senden. Die IFT Aggregierung ist aber trotzdem möglich, um die Excel-Auswertungen für eigene Zwecke zu nutzen.
Alle anderen Einrichtungen liefern die Daten für die Deutsche Suchthilfestatistik direkt an das IFT.

Nur für Einrichtungen in Berlin:
Bei der Datensammlung der Daten aller Einrichtungen aus Berlin wird eine 2. Ergebnisdatei mit einem einrichtungsübergreifenden anonymisierten Personencode (HIV-Code) erzeugt. Dieser Export muss direkt bis zum 31.03.2020 an das IFT Institut für Therapieforschung (Mail-Adresse: doku@ift.de, Postadresse: Parzivalstr. 25, 80804 München) geschickt werden. Führen Sie daher bitte die 'Datensammlung - Deutsche Suchthilfe Statistik (IFT)' und die 'Datensammlung - Land Berlin (IFT)' aus.

Nur für ambulante Einrichtungen in Brandenburg:
Führen Sie bitte die 'Datensammlung - Deutsche Suchthilfe Statistik (IFT)' und die 'Datensammlung - Land Brandenburg (BLS)' aus, um sowohl die Deutsche Suchthilfestatistik als auch die Landesauswertung zu bedienen.

Nur für ambulante Einrichtungen in Hamburg:
Ambulante Einrichtungen in Hamburg erheben die BaDo Hamburg. Ein Versand der Daten per E-Mail ist nicht erlaubt. Die Datensammlung wird dem ZIS an einem dafür festgelegten Termin auf einem USB-Stick übergeben. Weitere Informationen finden Sie unter https://bado.de.

Nur für Einrichtungen in Schleswig-Holstein:
Ambulante Einrichtungen aus Schleswig-Holstein, die die Daten an das ISD liefern, müssen die Daten zusätzlich auch an das IFT senden.
Alle anderen Einrichtungen liefern die Daten für die Deutsche Suchthilfestatistik nur an das IFT.


Zusatzauswertungen für ambulante Einrichtungen in Baden-Württemberg:
Achtung: Die 'Datensammlung - Land Baden-Württemberg (IFT)' enthält sogenannte stichtagsbezogene Items. Diese müssen nach abgeschlossener Datensammlung und Übermittlung gelöscht werden, da die Erhebung für das neue Jahr wieder bei Null beginnen soll. Die Löschung passiert in PATFAK nicht automatisch, um Ihnen die Gelegenheit zu geben, die Daten mehrfach zu exportieren. Sie müssen nach Abschluss der Datensammlungen diese Löschung manuell ausführen.
Gehen Sie dazu im Programm unter 'Administration - Mandanten Einstellungen - Dokumentationen' und klicken dort im Bereich 'Items zurücksetzen' auf 'Jetzt zurücksetzen'.
Die Datenlieferung der Zusatzitems zu den beiden landesspezifischen Auswertungen 'Klienten in JVA' und 'Klienten in Substitution' ist in der Datenaggregierung zur Deutschen Suchthilfestatistik enthalten.


Besonderheiten für das Datensammlungsjahr 2021
Grundsätzlich gilt: Im Datensammlungsjahr 2021 werden die Bado-Daten des Auswertungsjahres 2020 eingesammelt.
Das IFT (Institut für Therapieforschung in München) hat im November 2020 bekannt gegeben, dass nun für alle Fälle eine Hauptmaßnahme (und damit auch mindestens eine Einzelmaßnahme) kodiert werden muss. Es handelt sich um ein Pflichtitem. Da dies für alle Fälle Gültigkeit hat, gilt es somit auch für Einmalkontakte, Angehörige und laufende Fälle. Bisher war die Pflichterfassung an dieser Stelle nicht vorgesehen und daher gab es in den Kurzbögen auch keine Möglichkeit, dies zu erfassen. Auf Grund dieser Änderung ist eine Nacherfassung für das Auswertungsjahr 2020 notwendig.

Damit Sie auf einen Blick sehen, an welchen Stellen Sie nachbessern müssen, rufen Sie die Datensammlung unter 'Auswertung - Datensammlung' auf, wählen die entsprechende Datensammlung und starten diese mit einem Klick auf den Button 'Überprüfen'. Die fehlenden Angaben zur Hauptmaßnahme werden Ihnen rot angezeigt. Klicken Sie auf den Button 'Zeigen', werden Ihnen alle Fälle anzeigt, bei denen die Hauptmaßnahme fehlt.

Im PATFAK light nutzen Sie diese Auflistung, um im Anschluss in den einzelnen Akten die fehlenden Angaben entsprechend zu hinterlegen.
Im PATFAK und PATFAK ambu ab der Version V5.4.0.0 stellen wir Ihnen zur Erleichterung der Nachfassung in der Datensammlung direkt ein Hilfstool zur Verfügung. Sie haben nun die Möglichkeit, jeden Fall mit der rechten Maustaste anzuklicken. Sobald Sie das getan haben, erscheint ein Dialog, der Ihnen ermöglicht, die Einzel- und Hauptmaßnahme direkt aus dieser Maske heraus zuweisen zu können.

Klicken Sie auf 'Einzel- und Hauptmaßnahme zuweisen', erscheinen alle bei Ihnen im KDS-E hinterlegten Maßnahmen und Sie haben die Möglichkeit, die passende für diesen Fall auszuwählen.
Wiederholen Sie dies für jeden Fall.
Wenn Sie die Angaben getätigt haben, aktualisieren Sie bitte die Anzeige, indem Sie die Prüfung der Datensammlung noch einmal über die Lasche 'Konfigurieren' starten.

Dieses Vorgehen ist der für Sie minimalste Aufwand, da keine Akten geöffnet werden müssen und gleichzeitig entspricht es den Vorgaben der Zertifizierung des Deutschen Kerndatensatzes in Bezug auf Massenänderungen.

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