Beratungsleistungen als Online- oder Telefontermine dokumentieren (#CPT No. 6)
Auf Grund der Corona-Pandemie und den damit verbundenen Maßnahmen finden Beratungsleistungen zunehmend auch per Telefon oder Videokonferenz statt.
Dies zu dokumentieren, ist vor allem dann notwendig, wenn Sie durch den Kostenträger aufgefordert werden, auszuweisen, ob ein Termin 'face-to-face', 'online' oder 'telefonisch' stattgefunden hat.
Bei der Erfassung von Terminen im Kalender haben Sie über die Karteikarte 'Zusatzfelder' genau diese Möglichkeit. Erfassen Sie dort, 'wie' der Kontakt tatsächlich stattgefunden hat. Diese Information dient sowohl zur eigenen Dokumentation, kann aber auch über Listen ausgegeben werden, die Sie unter anderem dem Kostenträger im Rahmen der Abrechnung mit zur Verfügung stellen können.
Damit Sie die Art und Weise, wie die Beratungsleistung stattgefunden hat, für jeden einzelnen Termin individuell dokumentieren können, müssen Ihre Terminarten entsprechend konfiguriert werden. Eine Neuanlage von Terminarten ist hierfür nicht notwendig.
Hinweis: Dieser CPT wurde im April 2020 für Sie erstellt. Er ist ein Zeitzeuge der Pandemie und auch gleichzeitig ein Zeitzeuge der zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Möglichkeiten in PATFAK und bildet auch die entsprechende Optik zum damaligen Zeitpunkt ab.
Terminarten konfigurieren Sie unter 'Kataloge - Terminarten'.
Rufen Sie die betroffenen Terminarten zum Bearbeiten auf und wechseln Sie auf die Karteikarte 'Zusatzfelder'. Im unteren Drittel der Konfigurationsmaske steht Ihnen der Bereich 'Wie' zur Verfügung. Wenn Sie beim Erfassen eines Termins im Benutzer- oder Aufenthaltskalender individuell angeben wollen, ob der Termin 'face-to-face', 'telefonisch' oder 'online' stattgefunden hat, müssen Sie im Bereich 'Wie erheben' die Einstellung 'Erheben' auswählen. Wählen Sie stattdessen 'Nicht erheben' oder 'Fix', haben Sie nicht die Möglichkeit, eine individuelle Entscheidung beim Eintragen des Termins treffen zu können. Speichern Sie im Anschluss die Terminart mit dem grünen Häkchen.
Den Vollbildmodus aktivieren bzw. deaktivieren Sie mit einem Doppelklick auf das Video.
Laden Sie sich die Druckvorlage 'Abgerechnete Termine mit Art des Kontaktes' herunter und importieren Sie diese in Ihr PATFAK. Diese Druckvorlage listet Ihnen alle abgerechneten Termine auf und weist neben der Auflistung des Termindatums und des entsprechenden Aufenthalts auch den Betreff und die Art des Kontaktes aus.
Nutzen Sie zum Herunterladen den nachfolgenden Link.
Kopieren Sie den heruntergeladenen Ordner in ein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte (z.B. C:/temp). Da es sich um eine zip-Datei handelt, müssen Sie diese noch extrahieren. Klicken Sie deshalb die Datei mit der rechten Maustaste an und wählen 'Alle extrahieren'. Wählen Sie dann einen Zielpfad, wo die Datei abgelegt werden soll. Starten Sie nun das PATFAK und gehen Sie in den Konfigurationsbereich der Druckvorlagen unter 'Konfiguration - Druckvorlagen - Import von Vorlagen'. Klicken Sie auf den Button 'Importdatei öffnen' und wählen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die extrahierten Dateien abgelegt haben, aus. Hier finden Sie nur die Datei 'WFORMS.IMP'. Diese öffnen Sie. Übernehmen Sie nun den links angezeigten Vordruck mit dem blauen Doppelpfeil nach rechts. Steht der Titel auch rechts, klicken Sie auf den Button 'ausgewählte Formulare importieren'. Sie erhalten die Meldung 'Import abgeschlossen', sobald die Vorlage importiert wurde. Danach steht Ihnen die importierte Druckvorlage 'Abgerechnete Termine mit Art des Kontaktes' auf der Lasche 'Termine' über die Karteikarte 'Weitere' und den Button 'Listendruck' zur Verfügung.
Den Vollbildmodus aktivieren bzw. deaktivieren Sie mit einem Doppelklick auf das Video.
Tragen Sie einen Termin im Benutzer- oder Aufenthaltskalender ein, können Sie dank der veränderten Konfiguration der Terminarten nun entscheiden, um welche Art von Termin es sich gehandelt hat. War es ein Termin, der 'face-to-face' stattgefunden hat oder doch 'telefonisch' oder 'online'?
Gehen Sie hierzu in der Akte des Aufenthaltes auf die Lasche 'Termine' und fügen dort im Kalender einen Termin ein. Geben Sie im Termin in der Mitte der Eingabemaske auf der Karteikarte 'Zusatzfelder' im rechten Bereich an, um welche Art des Kontaktes es sich gehandelt hat. Haken Sie die entsprechende Art im Bereich 'Wie' einfach an.
Auf diese Weise können auch bereits erfasste Termine nachträglich bearbeitet werden.
Rufen Sie dann über die Karteikarte 'Weitere' im Terminkalender den Button 'Listendruck' auf. Dort wählen Sie die Liste 'Abgerechnete Termine mit Art des Kontaktes'. Haken Sie in der 'Selektion' noch 'Im Zeitraum' an und legen den gewünschten Zeitraum fest. Nun können Sie die Liste drucken. Diese können Sie, falls der Kostenträger dies von Ihnen anfordert, der Abrechnung beifügen.
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