Adressdaten zur Dokumentation wichtiger Kontakte nutzen (#CPT No.1)

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Gerade im Moment, in Zeiten der Corona-Pandemie, ist die Erfassung von Adressen, die für den Aufenthalt eine Relevanz haben, wichtig.
Deshalb empfehlen wir Ihnen einerseits die Erfassung von Bezugspersonen des Aufenthaltes: 'Wer ist im Notfall zu kontaktieren?' oder 'Wer dient als wichtiger Ansprechpartner und ist ggf. in emotionalen Krisensituationen wichtige Bezugsperson?'
Gleichzeitig gewinnt aber auch die Erfassung von externen Arztadressen oder dem Jobcenter eine größere Bedeutung.
Tritt in einer externen Arztpraxis ein Corona-Fall auf, ist es wichtig zu ermitteln, welche Ihrer Aufenthalte ebenfalls diese Arztpraxis regelmäßig besuchen oder besucht haben. Gleiches gilt z.B. für das Jobcenter.


Die Erfassung von Adressen steuern Sie in den Stammdaten auf der Karteikarte 'Adressdaten'.
Individual-Adressen, wie Bezugspersonen oder wichtige Notfallkontakte, legen Sie im oberen Bereich unter 'Individuelle Adressen zum Aufenthalt' an.
Konfigurationen hierfür sind im Vorfeld nicht notwendig.

Adressen, mit denen Sie regelmäßig konfrontiert sind, wie verschiedene Arztpraxen, Jobcenter, gesetzliche Betreuer, Staatsanwaltschaften usw. können Sie im unteren Bereich der Karteikarte 'Adressdaten' unter 'Katalog-Adressen zum Aufenthalt' hinterlegen. Das bietet den Vorteil, dass Sie diese Adressen nicht immer wieder individuell eingeben müssen, sondern aus einem Katalog an Adressen auswählen können. Sie legen die Adresse einmal an und können immer wieder darauf zugreifen. Das spart Ihnen Zeit. Nicht nur beim Eintragen der Adresse selbst, sondern da auch das wiederholte Heraussuchen der korrekten Anschrift oder Telefonnummer damit entfällt.
Hierfür ist es jedoch erforderlich, dass Sie im Vorfeld diesen Katalog an Adressen anlegen, damit Sie später beim Aufenthalt nur noch darauf zugreifen müssen.


Katalog-Adressen konfigurieren Sie unter 'Adressen - Weitere Adressen'.
Legen Sie eine neue Katalog-Adresse über den Button 'Neuen Datensatz anlegen' an. PATFAK fordert Sie auf, eine Nummer für diesen Datensatz zu vergeben. Wenn Sie die nächste freie Nummer nutzen wollen, klicken Sie auf das Fragezeichen und bestätigen anschließend mit 'OK'.
Beginnen Sie die Neuanlage dieser Katalog-Adresse rechts mit dem Hinterlegen der 'Kategorie'. Zur Vergabe der Kategorien klicken Sie auf das Fragezeichen und wählen aus dem sich öffnenden Fenster eine entsprechende Kategorie, z.B. Arztpraxis, Staatsanwaltschaft, Bewährungshelfer oder Jobcenter aus.
Sind noch keine Kategorien definiert, können Sie über den Button 'Werte bearbeiten' rechts unten im Fenster, neue Kategorien anlegen. Rufen Sie hierzu das nun geöffnete Fenster zum Bearbeiten auf und definieren Sie die Kategorien, indem Sie die Bezeichnungen einfach über die Tastatur eingeben und dann mit dem grünen Häkchen bestätigen.
Wählen Sie dann die neu angelegte Kategorie z.B. für die Arztpraxis aus und bestätigen mit dem grünen Häkchen.
Definieren Sie einen 'Suchnamen', um die Adresse schnell finden zu können, und hinterlegen Sie die komplette Anschrift im Feld 'Name Anschrift', 'Straße', 'PLZ /Ort'. Zusätzlich können Sie die Telefon- und Telefax-Nummer, sowie eine Mobilnummer oder E-Mail-Adresse angeben. Bestätigen Sie anschließend die Eingaben mit dem grünen Häkchen. Auf diese Weise legen Sie weitere Katalog-Adressen an.

Den Vollbildmodus aktivieren bzw. deaktivieren Sie mit einem Doppelklick auf das Video.

Zum Hinterlegen von Adressen beim Aufenthalt wechseln Sie nun zurück in die 'Stammdaten' auf die Karteikarte 'Adressdaten'.
Legen Sie im Bereich 'Individuelle Adressen zum Aufenthalt' eine neue Individualadresse, z.B. eine wichtige Bezugsperson oder einen Notfallkontakt an, indem Sie Button 'Neueingabe einer Individual-Adresse' auswählen. Auch hier wählen Sie, wie vorhin im Bereich der Katalog-Adressen beschrieben, eine entsprechende Kategorie, z.B. Bezugsperson, aus. Sind noch keine Kategorien definiert, definieren Sie diese wie oben beschrieben.
Nach dem Bestätigen der Kategorieauswahl mit dem Button 'Auswahl' öffnet sich die Eingabemaske. Geben Sie im Feld 'Anzeigen als' ein, um wen es sich bei dieser Adresse, unabhängig vom Namen oder der Anschrift handelt. Hier könnte 'Mutter', 'Ehefrau', 'Nachbarin', 'beste Freundin' stehen. So haben Sie die Möglichkeit innerhalb Ihrer Kategorie 'Bezugsperson' mehrere Personen anzugeben und damit klar zu definieren, um wen es sich dabei tatsächlich handelt.
Bestätigen Sie die Eingabe der Individualadresse mit dem grünen Häkchen.

Im PATFAK-Grid der 'Adressdaten' können Sie nun entscheiden, welche Spalten für Ihre Individualadressen relevant sind. Blenden Sie sich diese über die 'Spaltenauswahl' ein oder aus.
Zum Bearbeiten bereits angelegter Individualadressen nutzen Sie den Button 'Individual-Adresse ändern', zum Löschen die rote Mülltonne. Klicken Sie auf die Glühbirne, sehen Sie, egal welche Spalten Sie sich eingeblendet haben, alle Informationen, die Sie zu dieser Adresse hinterlegt haben.

Das Hinterlegen einer Katalog-Adresse ist nahezu identisch. Klicken Sie auf den Button 'Neueingabe einer Katalog-Adresse'. Wählen Sie auch hier die entsprechende Kategorie aus und bestätigen mit dem Button 'Auswahl'. Anders als bei den Individualadressen sind im sich nun geöffneten Fenster alle Zeilen, bis auf die letzten 4, ausgegraut. Eine manuelle Eingabe ist hier nicht möglich. Um nun aus dem Katalog der Adressen die passende auszuwählen, klicken Sie auf das Fragezeichen hinter 'Adresse'.
Es öffnet sich nun der gesamte Katalog der 'Weiteren Adressen'. Sie können die Ansicht eingrenzen, indem Sie oben rechts bei 'Auswahl' die Kategorie auswählen, nach der Sie filtern wollen, z.B. 'Arztpraxis'. Dann werden Ihnen nur all die Katalog-Adressen angeboten, die Sie der entsprechenden Kategorie zugewiesen haben. Wählen Sie nun die gewünschte Adresse durch einen Doppelklick oder alternativ durch Anklicken und Bestätigen mit dem grünen Häkchen aus. Alle bei dieser Katalog-Adresse hinterlegten Informationen werden nun eingefügt. Sie haben in den letzten 4 Zeilen aber die Möglichkeit, noch individuelle Informationen zu hinterlegen. Bestätigen Sie die Eingaben mit dem grünen Häkchen.
Genau wie bei den Individualadressen können Sie auch an dieser Stelle im PATFAK-Grid entscheiden, welche Spalten für Ihre Katalog-Adressen relevant sind. Blenden Sie sich diese über die 'Spaltenauswahl' ein oder aus. Zum Bearbeiten bereits angelegter Katalog-Adressen nutzen Sie den Button 'Katalog-Adresse ändern', zum Löschen die rote Mülltonne. Klicken Sie auf die Glühbirne, sehen Sie, egal welche Spalten Sie sich eingeblendet haben, alle Informationen, die Sie zu dieser Adresse hinterlegt haben.

Den Vollbildmodus aktivieren bzw. deaktivieren Sie mit einem Doppelklick auf das Video.

Tritt nun der Fall ein, dass in Arztpraxis YX ein Corona-Fall aufgetreten ist und Sie deshalb ermitteln müssen, welche Ihrer Aufenthalte Kontakt mit dieser Arztpraxis hatten, gehen Sie folgendermaßen vor.

Suchen Sie zuerst beim Aufenthalt auf der Lasche 'Drucke' auf der Karteikarte 'Listen / Seriendruck' den Listendruck 'Adressliste mit Kategorieauswahl' heraus. Damit Sie die Arztpraxen nach Namen sortiert und die zugeordneten Aufenthalte ebenfalls alphabetisch sortiert angezeigt bekommen, passen Sie die 'Sortierung' an: Klicken Sie hierzu rechts im Bereich 'Sortierung' auf den Button 'eigene Sortierung bearbeiten'. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster aus den 'Datenbankfeldern' zusätzlich die Sortierung 'AL.A_NAME1' aus, indem Sie doppelt auf den Eintrag klicken. Dieser erscheint dann im unteren Fenster. Das ist die Sortierung für den Namen der Arztpraxis. Wählen Sie zudem aus den Datenbankfeldern 'P.Name' mit einem Doppelklick aus. Das ist die Sortierung für die alphabetische Auflistung der Aufenthalte. Bestätigen Sie das Ganze mit 'OK'. Speichern Sie die Sortierung, die dann allen Mitarbeitern als Standard angeboten wird, mit dem Diskettensymbol.

Rufen Sie anschließend die 'Bildschirmvorschau' auf.
Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, das Sie auffordert eine Adress-Kategorie anzugeben. Je nachdem wie Sie Ihre Adresskategorie benannt haben, wir hatten uns für das Beispiel 'Arztpraxis' entschieden, schreiben Sie diesen Titel in das Fenster hinein.
Daraufhin erhalten Sie eine Liste über alle aktuellen Aufenthalte, bei denen eine Katalog-Adresse mit der Kategorie 'Arztpraxis' hinterlegt wurde.

Stellen Sie nun fest, dass Aufenthalte Kontakt zu der besagten Arztpraxis hatten, prüfen Sie in den jeweiligen Terminkalendern der in der Liste aufgeführten Aufenthalte, wann der externe Arztbesuch stattgefunden hat.
Gehen Sie hierzu auf die Lasche 'Termine', blenden Sie sich die 'Tabellenansicht' anstatt der 'Woche' oder 'Arbeitswoche' und gruppieren Sie nach der Spalte 'Betreff'. Somit sehen Sie auf den ersten Blick, an welchen z.B. externen Arztterminen der Aufenthalt teilgenommen hat und wann diese waren.

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